Mỗi doanh nghiệp đều sẽ có lúc cần cho mình những buổi tổ chức hội thảo. Nhằm mục đích để tiếp nhận ý kiến khách hàng cũng như là chia sẻ quan điểm, hướng đi của công ty đến với những người quan tâm sản phẩm. Vậy làm sao để có tổ chức một buổi hội thảo?

Tổ chức hội thảo là gì?

Tổ chức hội thảo là một cuộc gặp gỡ của một nhóm, một bộ phận người để cùng nhau thảo luận, trao đổi về một vấn đề đang có cùng sự quan tâm. Chương trình hội thảo thực hiện các cuộc đối thoại, thăm dò, khảo sát ý kiến khách hàng. Hoặc đó là chương trình chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm về ngành nghề.

Doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng để có thể gặp gỡ, giao lưu và duy trì các mối quan hệ khách hàng đang có. Đồng thời thu hút khách hàng tiềm năng trong tương lai.

Tổ chức hội thảo thúc đẩy mối quan hệ với các cơ quan truyền thông. Nhằm quảng bá thương hiệu và giá trị hình ảnh của công ty.

Một số lợi ích khi tổ chức hội thảo

• Tăng nhận diện thương hiệu
• Quảng bá sản phẩm dịch vụ
• Thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng
• Xây dựng mối quan hệ với đối tác, khách hàng
• Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm

Như vậy, tổ chức hội thảo mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp nâng cao uy tín và mở rộng thị trường.

Kịch bản chương trình hội thảo

Nội dung kịch bản chương trình hội nghị khách hàng diễn ra như thế nào? Kịch bản tổ chức hội thảo bao gồm các phần ra sao? Cần lưu ý những điều gì?

Các phần chính trong kịch bản hội thảo

• Giới thiệu đại biểu, khách mời
• Phát biểu khai mạc
• Trình bày nội dung chính của hội thảo
• Tổ chức các hoạt động tương tác (đặt câu hỏi, thảo luận nhóm…)
• Kết thúc, tổng kết hội thảo

Chương trình hội thảo bắt đầu bằng việc MC giới thiệu về chương trình. (Lần lượt giới thiệu đại biểu, thành viên tham gia, các đơn vị bảo trợ, đồng hành, tuyên bố lý do tổ chức hội thảo…)

Phần đại diện các khách mời lên để khai mạc chương trình. Ban chủ trì sẽ lên điều hành chương trình.

Nếu buổi hội thảo hướng đến chủ đề giải quyết các vấn đề khó khăn nào đó. Thì bắt buộc trong kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng phải có ban chủ trì.

Ban chủ trì sẽ chỉ đạo nội dung, điều hành và điều tiết cho chương trình. Để tránh xảy ra các xung đột không đáng có trong buổi hội nghị hoặc hội thảo.

Trong kịch bản nên bố trí một số tiết mục văn nghệ để chương trình không bị nhàm chán. Đồng thời tăng phần sôi động, giúp khách mời tập trung hơn.

Cuối cùng đại diện cho các khách mời lên phát biểu bế mạc chương trình hội thảo. Và MC sẽ tuyên bố kết thúc chương trình.

Kịch bản này cũng có thể áp dụng thành kịch bản hội thảo ra mắt sản phẩm hoặc chương trình hội nghị khách hàng.

Quy trình xây dựng chương trình hội nghị khách hàng

Bước 1: Xác định chủ đề và mục tiêu của hội thảo

Bạn cần xác định mục tiêu của chủ đề hội thảo một cách rõ ràng và cụ thể. Từ đó làm cơ sở để xây dựng chương trình hội nghị khách hàng.

Những yếu tố thêm chốt này giúp xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch hoạt động trong chương trình diễn ra chi tiết và hiệu quả nhất.

Một số ví dụ về chủ đề hội thảo

• Hội thảo ra mắt sản phẩm mới
• Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm vận hành doanh nghiệp
• Hội thảo khảo sát ý kiến khách hàng
• Hội thảo tuyển dụng nhân sự

Tùy theo chủ đề mà bạn cần xác định rõ nhóm đối tượng tham gia. Điều này ảnh hưởng lớn đến cách thức tổ chức sự kiện sau này.

Bước 2: Lên kế hoạch chi tiết tổ chức hội thảo

Sau khi đã xác định được chủ đề và mục tiêu. Bạn cần lên kế hoạch cụ thể các công việc cần làm để chuẩn bị cho hội thảo.

Một số công việc cần lưu ý trong giai đoạn này:

• Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp
• Mời các diễn giả, khách mời tham gia
• Chuẩn bị các tiện ích hỗ trợ (âm thanh, ánh sáng, wifi…)
• In ấn tài liệu, poster quảng bá
• Chuẩn bị quà tặng, bữa ăn cho khách mời
• Thuê dịch vụ chụp ảnh, quay phim
• Kế hoạch quảng bá sự kiện

Việc lên kế hoạch cần chi tiết, cụ thể đến từng công việc nhỏ. Điều này giúp việc chuẩn bị và tổ chức hội thảo được thuận lợi nhất.

Bước 3: Các công tác chuẩn bị chương trình hội thảo

Khi đã có kế hoạch tổng thể, bạn cần tiến hành các bước chuẩn bị cụ thể như:

Chuẩn bị nội dung chương trình

• Xác định chủ đề, mục tiêu của từng phần trong hội thảo
• Liệt kê các nội dung cụ thể cần trình bày
• Hỗ trợ các diễn giả chuẩn bị bài thuyết trình

Chuẩn bị tài liệu phát tay

• Sách lưu niệm, sổ tay ghi chép
• Tài liệu thông tin về công ty, sản phẩm
• Phiếu khảo sát, phiếu đánh giá…

Trang trí không gian

• Treo banner, pano, áp phích quảng cáo
• Bày biện sản phẩm trưng bày
• Sắp xếp bàn ghế, bố trí sân khấu hội trường

Những việc làm này giúp tạo không khí thu hút, tăng tính chuyên nghiệp cho sự kiện.

Bước 4: Tổ chức chương trình hội thảo

Đây là giai đoạn trọng tâm của cả quy trình chuẩn bị hội thảo. Bạn cần phối hợp nhịp nhàng giữa ban tổ chức, đội ngũ phục vụ, đại biểu tham gia.

Điều hành chương trình một cách linh hoạt, xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

Một số công việc cần triển khai:

• Đón tiếp, hướng dẫn khách tham dự
• Phát tài liệu, giới thiệu chương trình
• Điều phối các hoạt động theo kịch bản
• Thu thập phản hồi, lưu ý của người tham gia
• Chụp ảnh, quay video lưu niệm

Ngoài ra, việc chuẩn bị các phần ăn uống, giải lao cũng rất quan trọng. Bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của người tham gia.

Bước 5: Các vấn đề cần quan tâm khi kết thúc chương trình hội thảo

Sau khi hội thảo kết thúc, ban tổ chức cần đảm bảo một số việc sau:

Công tác trả phòng

• Thu dọn vật dụng, dụng cụ phục vụ hội thảo
• Xếp dỡ, thu gom các thiết bị âm thanh, ánh sáng…
• Vệ sinh, dọn dẹp, bàn giao lại hội trường

Xử lý tài liệu, kết quả hội thảo

• Tổng hợp báo cáo, biên bản hội thảo
• Số liệu khảo sát, kết quả làm việc nhóm
• Hình ảnh, video ghi lại sự kiện

Những tư liệu này là cơ sở để đánh giá hiệu quả cũng như hoạch định kế hoạch cho các hội thảo sau.

Cảm ơn khách mời, đối tác tham dự

Gửi thư cảm ơn, quà tặng sau sự kiện đến cho các đơn vị đồng hành cũng như vị khách mời.

Điều này thể hiện sự trân trọng và tạo dựng mối quan hệ bền chặt với đối tác.

Bước 6: Thu thập, xử lý thông tin hội thảo

Các báo cáo, kết quả khảo sát tại hội thảo cần được thu thập và xử lý.

Hoạt động này nhằm mục đích:

• Tổng hợp các thông tin phản hồi từ phía khách hàng
• Đánh giá hiệu quả của hội thảo
• Lên kế hoạch cải tiến cho các hội thảo tiếp theo

Cách xử lý:

• Phân tích cụ thể từng nội dung khảo sát
• Chỉ ra ưu điểm và nhược điểm của hội thảo
• Đề ra các giải pháp cải tiến

Dựa vào đó, nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả của các hội thảo trong tương lai.

Bước 7: Đánh giá hiệu quả hội thảo mang lại

Để đánh giá một cách khách quan, cần dựa vào các tiêu chí sau:

• Tỷ lệ khách mời đăng ký tham gia
• Mức độ tương tác, phản hồi của khán giả
• Kết quả khảo sát hài lòng của khách tham dự
• Phản hồi từ báo chí, truyền thông đưa tin
• Chi phí bỏ ra so với hiệu quả thu được

Ngoài ra:

• Nhận định của ban giám khảo (nếu có)
• Ý kiến đóng góp của các bên liên quan

Thông qua đó cho thấy những mặt tích cực, hạn chế và hướng phát triển cần tập trung. Giúp việc tổ chức các hội thảo trong tương lai ngày càng hoàn thiện, hiệu quả hơn.

Kết luận

Như vậy, quy trình tổ chức hội thảo chính là lên kế hoạch – triển khai – kiểm tra đánh giá. Tùy thuộc vào từng chủ đề, quy mô mà bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp.

Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp bạn nắm bắt được cách thức tổ chức một hội thảo thành công. Sử dụng kết hợp với các máy bán hàng Toro sẽ giúp quảng bá sản phẩm mới đến khách hàng một cách hiệu quả.