Hiện nay, các doanh nghiệp đều nêu cao khẩu hiệu: tiết kiệm chi phí- hiệu quả không đổi. Đây thực sự là một thử thách đối với bất kì đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện event nào. Vì vậy, để kí được hợp đồng, các đơn vị cung cấp dịch vụ phải chứng minh cho các khách hàng thấy được các giải pháp cụ thể để tiết kiệm chi phí nhưng vẫn mang lại chất lượng không đổi. Nếu làm tốt điều này, bạn sẽ có khả năng cạnh tranh với các đơn vị trong cùng lĩnh vực. Dưới đây là một số biện pháp bạn có thể tham khảo:

Xác định kế hoạch và mong muốn của khách hàng

Xác định được mong muốn của khách hàng sẽ giúp bạn biết được những hạng mục nào cần ưu tiên thực hiện, những hạng mục nào họ không coi trọng. Qua đó có thể khoanh vùng để loại bỏ bớt giúp tiết kiệm chi phí. Kế hoạch được thống nhất với khách hàng từ trước cũng đỡ mất công đi lại và gặp gỡ giúp giảm các chi phí ngầm phát sinh.

Kiểm soát chặt chẽ các nhà thầu phụ:

Hầu hết các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hiện nay đều đầu tư sẵn những trang biết bị cần thiết như: nhà giàn không gian, nhà bạt, máy chiếu, màn hình led,… Vì vậy, vai trò của các nhà thầu phụ cũng không còn lớn như trước. Tuy nhiên bạn cũng nên quản lí họ rất chặt chẽ để tránh phát sinh chi phí ngoài ý muốn.

Việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà thầu phụ cũng là phương pháp hay giúp bạn giảm thiểu về các rủi ro, có được giá tốt và luôn luôn chủ động mà không phải so sánh đơn vị này với đơn vị khác.

Liên kết với các công ty có năng lực:

Nếu một công ty không có trang thiết bị sẽ phải làm bên trung gian giữa các nhà thầu phụ và ban tổ chức chính. Dĩ nhiên, giá cả trong trường hợp này sẽ bị đội lên do họ lấy các phần trăm hoa hồng. Có một cách làm khác giúp bạn cắt giảm được chi phí hơn là liên kết với một công ty tổ chức sự kiện uy tín khác để hỗ trợ nhau khi cần thiết. Từ đó, bạn có thể cung cấp cho khách hàng gói sự kiện tổng thể với mức giá gốc. Dù lợi nhuận có thể ít đi nhưng hai công ty cùng hợp tác sẽ bổ trợ cho nhau và lượng khách hàng sẽ tăng lên do giá thành giảm xuống.

Quá trình triển khai sự kiện phải được giám sát chặt chẽ:

Đây là bước rất quan trọng để tránh thất thoát và gây loãng phí trong quá trình thực hiện. Để làm được điều này, quản lí dự án phải là người thạo vệc và biết được công việc của các khâu cùng chi phí sẽ phát sinh để tạm ứng cho hợp lí.

Đảm bảo tiến độ thực hiện

Đây việc làm không chỉ giúp giảm thiểu chi phí phát sinh mà còn giúp hình ảnh doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt các khách hàng. Sở dĩ tiến độ công việc giúp giảm chi phí là do nó cắt giảm được ngày công của thợ, ngày thuê trang thiết bị…