Tổ chức một lễ khánh thành hay lễ khai trương luôn là một công việc đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chuyên nghiệp. Đây là sự kiện quan trọng đánh dấu bước phát triển mới của doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức thành công lễ khánh thành sẽ tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác và công chúng. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ một số lưu ý khi tổ chức sự kiện khánh thành cũng như ưu điểm khi sử dụng dịch vụ tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp từ công ty AzEvent Việt Nam.

Những điểm cần lưu ý khi tổ chức lễ khánh thành

Chuẩn bị nội dung, chương trình phù hợp

• Xác định rõ mục đích, ý nghĩa của lễ khánh thành để đưa ra nội dung, chương trình phù hợp.
• Chương trình nên bao gồm các phần:
  • Phần nghi thức khai mạc: Chào cờ, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
  • Phần phát biểu của lãnh đạo công ty.
  • Phần cắt băng khánh thành.
  • Phần giới thiệu công ty, sản phẩm dịch vụ.
  • Phần biểu diễn văn nghệ (nếu có).
  • Phần kết thúc: Tặng quà lưu niệm, liên hoan, giao lưu.
• Thời lượng chương trình khoảng 1-2 tiếng là hợp lý.

Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang trí không gian

• Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED phục vụ chương trình.
• Băng rôn, backdrop, bảng hiệu, cổng hoa… trang trí không gian.
• Sắp xếp bàn ghế, lối đi cho khách.
• Chuẩn bị phòng chờ, phòng giao lưu cho đại biểu và khách mời VIP.

Mời khách hàng, đối tác, truyền thông tham dự

• Gửi thư mời tới đối tác, khách hàng, cơ quan báo chí.
• Gọi điện mời trực tiếp khách quan trọng, khách VIP.
• Xây dựng kế hoạch PR marketing nhắm đến các đơn vị truyền thông.

Công tác tổ chức, điều hành chương trình

• Bố trí đội ngũ nhân viên đón tiếp, hướng dẫn khách.
• Điều phối chương trình, xử lý sự cố nhanh chóng.
• Chụp hình, quay video lưu trữ sự kiện.
• Kiểm tra công tác vệ sinh, an ninh an toàn.

Ưu điểm của dịch vụ tổ chức lễ khánh thành AzEvent Việt Nam

Dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói

AzEvent cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện lễ khánh thành trọn gói, đảm nhận mọi công đoạn từ lên ý tưởng, kịch bản, tổ chức chương trình cho đến trang trí không gian và đón tiếp khách mời. Khách hàng chỉ việc cung cấp thông tin và ngày giờ, để CES lo phần còn lại.

Tiết kiệm chi phí tối đa

Với kinh nghiệm tổ chức hàng nghìn sự kiện, AzEvent có khả năng tiết kiệm chi phí tối đa cho khách hàng nhờ có nguồn lực về nhân lực, trang thiết bị, mối quan hệ các nhà cung cấp. Không chỉ tiết kiệm chi phí mà chất lượng dịch vụ vẫn đảm bảo tốt nhất.

Ý tưởng sáng tạo – độc đáo

Đội ngũ nhân viên của AzEvent có kinh nghiệm lâu năm trong ngành và khả năng sáng tạo ý tưởng chương trình mới lạ, độc đáo. Chúng tôi luôn đưa ra các gợi ý phù hợp với ngành nghề, đặc thù kinh doanh và phong cách của doanh nghiệp. Lễ khánh thành do CES tổ chức luôn để lại dấu ấn riêng và tạo được hiệu ứng truyền thông tích cực.

Tại sao lựa chọn AzEvent Việt Nam

Đội ngũ nhân sự giàu ý tưởng sáng tạo và kinh nghiệm

• Đội ngũ AZ có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
• Luôn đưa ra các ý tưởng sáng tạo, tràn đầy cảm hứng cho từng chương trình.
• Tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ khác nhau.

Đầy đủ các trang thiết bị hiện đại cho việc tổ chức các event

• Hệ thống ánh sáng, âm thanh, màn hình LED cực kỳ hiện đại.
• Trang thiết bị trang trí sân khấu, backdrop chuyên nghiệp.
• Các loại máy móc, dụng cụ phục cho việc tổ chức tiệc.

Quy trình tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp

• Xác định rõ mục tiêu, xây dựng kịch bản chương trình cụ thể.
• Triển khai song song các khâu chuẩn bị: Trang trí, mời khách, chuẩn bị tiệc…
• Điều phối nhân sự, giám sát tiến độ, ứng phó nhanh các tình huống.
• Đánh giá hiệu quả sau sự kiện, rút kinh nghiệm cho lần sau.

Tổ chức hàng trăm sự kiện khánh thành khai trương thành công

• Hàng năm tổ chức hàng trăm sự kiện lễ khai mạc – khai trương.
• Các đơn vị từng được phục vụ: Vinhomes, Masterise, Novaland…
• Luôn nhận được phản hồi hài lòng của khách hàng về chất lượng dịch vụ.

Quy trình tổ chức lễ khánh thành

Giai đoạn chuẩn bị

Chuẩn bị nội dung, các hoạt động chương trình

• Xác định rõ mục đích, ý nghĩa của lễ khai mạc – khánh thành.
• Lên kịch bản, nội dung các hoạt động trong chương trình:
  • Phần nghi thức khai mạc
  • Phần phát biểu của lãnh đạo
  • Phần cắt băng khánh thành
  • Các tiết mục văn nghệ…
• Dự trù thời lượng cho từng phần trong chương trình.

Trang trí không gian tổ chức sự kiện

• Thiết kế, dàn dựng sân khấu khai mạc, bố trí hệ thống âm thanh, ánh sáng.
• Trang trí backdrop, băng rôn, cổng hoa, bảng hiệu…
• Bố trí sắp xếp ghế ngồi cho khách, đảm bảo gọn gàng, ngăn nắp.
• Chuẩn bị sẵn sàng các phòng họp, phòng chờ cho đại biểu và khách VIP.

Mời các đại biểu, khách mời quan trọng

• Gửi phiếu mời, email tới đối tác, khách hàng, cơ quan truyền thông.
• Liên lạc trực tiếp mời các vị khách VIP, khách quan trọng tham dự.
• Gọi điện nhắc lại trước ngày diễn ra sự kiện.

Trước buổi lễ và tổ chức

Kiểm tra công tác chuẩn bị

• Kiểm tra lại các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, vật dụng trên sân khấu.
• Kiểm tra việc trang trí không gian, chỉnh sửa các lỗi sót nếu có.
• Đảm bảo công tác an ninh, phòng cháy chữa cháy.

Đón tiếp đại biểu và khách mời

• Bố trí lực lượng hướng dẫn viên đón tiếp khách từ cổng vào đến vị trí ngồi.
• Hướng dẫn khách VIP vào khu vực dành riêng phòng chờ.
• Phục vụ nước uống, giải khát cho khách.

Theo sát tiến độ, điều hành chương trình

• Theo sát và đôn đốc tiến độ các phần trong chương trình diễn ra đúng giờ.
• Điều phối các phát biểu của đại biểu, khách mời lên sân khấu.
• Xử lý kịp thời các tình huống phát sinh, sự cố ngoài ý muốn.

AzEvent Việt Nam – Công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Việt Nam

Với hơn 10 năm kinh nghiệm, AzEvent đã khẳng định vị thế dẫn đầu trong lĩnh vực tổ chức event tại Việt Nam, với hàng nghìn sự kiện thành công đã được tổ chức.

Đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm

• Đội ngũ nhân sự của AZ có nhiều năm làm việc trong lĩnh vực event.
• Nắm bắt xu hướng và am hiểu thị trường sự kiện Việt Nam.
• Chuyên môn cao, giàu sức sáng tạo và đam mê nghề nghiệp.

Trang thiết bị hiện đại phục vụ event

• Sở hữu hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED cực kỳ chuyên nghiệp.
• Trang thiết bị dàn dựng sân khấu tối tân, phục vụ mọi định dạng sự kiện.
• Thiết bị trang trí sân khấu, video mapping, công nghệ AR/VR…

Khả năng tổ chức sự kiện quy mô lớn

• Đã từng tổ chức các sự kiện lớn với hàng ngàn khách tham dự.
• Đảm nhận và vận hành cùng lúc nhiều sự kiện diễn ra song song.
• Luôn hoàn thành xuất sắc các yêu cầu về quy mô và chất lượng sự kiện.

AzEvent tự hào là đơn vị tiên phong đưa nhiều xu hướng và công nghệ mới vào tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những sự kiện chất lượng cao, ấn tượng độc đáo và hiệu quả vượt trội.

Kết luận

Như vậy, việc tổ chức một lễ khai trương – khánh thành đòi hỏi rất nhiều công đoạn chuẩn bị cũng như kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn để đảm bảo thành công tốt đẹp. Do đó, sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ một đơn vị uy tín như AzEvent Việt Nam là sự lựa chọn tối ưu, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cho doanh nghiệp. Đồng thời chất lượng của sự kiện cũng được đảm bảo tốt nhất, mang lại hiệu quả truyền thông và thương hiệu cho công ty.