Sự kiện team building đang ngày càng trở nên phổ biến tại các doanh nghiệp và tổ chức. Đây là hoạt động nhằm củng cố tinh thần đồng đội, gắn kết các thành viên trong nhóm. Vậy sự kiện team building là gì? Quy trình tổ chức một sự kiện team building đầy đủ và chuẩn nhất như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Sự kiện team building là gì?

Team building là từ ghép của hai từ tiếng Anh: Team (đội) và Building (xây dựng). Như vậy, team building có nghĩa là xây dựng đội ngũ.

Sự kiện team building là các hoạt động được tổ chức nhằm xây dựng tinh thần đồng đội, tăng cường sự gắn kết, hợp tác giữa các thành viên trong một nhóm, một tổ chức.

Các hoạt động team building thường được tổ chức bên ngoài công ty, ở các địa điểm như: resort, khách sạn, bãi biển… Tại đây, mọi người sẽ cùng tham gia các trò chơi, hoạt động tập thể để khám phá những khía cạnh khác của bản thân và đồng đội.

Sự kiện team building là gì

Mục đích chính của team building là:

• Xây dựng tinh thần đồng đội, tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên.
• Giúp mọi người hiểu nhau hơn, học cách làm việc hiệu quả hơn trong nhóm.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
• Tăng cường sự gắn bó của nhân viên với công ty.
• Giải tỏa căng thẳng, mệt mỏi sau thời gian làm việc căng thẳng.

Như vậy, team building giúp tăng cường đoàn kết, tinh thần hợp tác giữa các thành viên, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc của cả tổ chức.

2. Các hình thức tổ chức sự kiện team building

Có rất nhiều hình thức để tổ chức sự kiện team building, tùy thuộc vào mục đích, đối tượng và ngân sách của tổ chức. Dưới đây là một số hình thức phổ biến:

2.1. Trò chơi team building

Đây là hình thức phổ biến và hiệu quả nhất. Các trò chơi team building được thiết kế để phát huy tinh thần làm việc nhóm, sự hợp tác, tinh thần thép… Một số trò chơi team building phổ biến:

• Các trò chơi dân gian: kéo co, đập ruồi, nhảy bao bố…
• Các trò chơi trí tuệ, chiến thuật: werewolf, mafia, rubik team…
• Các trò chơi vận động: đua thuyền, leo dây thừng, chạy tiếp sức…

Tùy theo đặc điểm của từng đơn vị mà lựa chọn các trò chơi phù hợp. Chẳng hạn nhóm văn phòng có thể chọn các trò chơi trí tuệ, còn đơn vị sản xuất có thể lựa chọn trò chơi thể thao đồng đội.

2.2. Hoạt động nghệ thuật

Các hoạt động nghệ thuật như ca hát, nhảy múa, kịch, hội họa… cũng rất phù hợp để tổ chức team building. Thông qua các tiết mục, mọi người sẽ hiểu nhau hơn, học cách phối hợp với nhau. Ngoài ra còn giúp mọi người thư giãn, giải tỏa căng thẳng hiệu quả.

2.3. Chương trình giao lưu

Tổ chức các chương trình giao lưu, gala dinner để các thành viên có dịp trò chuyện, gần gũi nhau hơn. Đây cũng là cơ hội để ban lãnh đạo giao lưu, lắng nghe tâm tư nguyện vọng của nhân viên.

2.4. Du lịch team building

Du lịch team building kết hợp các hoạt động tham quan, khám phá với các trò chơi nhóm. Điều này vừa giúp mọi người thư giãn sau thời gian làm việc căng thẳng, vừa tăng cường sự gắn kết trong nhóm.

2.5. Hội thao

Tổ chức các giải thể thao như bóng đá, bóng chuyền… giữa các phòng ban trong công ty. Đây là cơ hội để mọi người vui chơi, đồng thời thắt chặt tình đồng đội.

Như vậy, tùy thuộc vào đặc điểm từng đơn vị mà có thể lựa chọn hình thức team building phù hợp để đạt hiệu quả cao nhất.

3. Quy trình tổ chức sự kiện team building đầy đủ nhất

Để tổ chức thành công một sự kiện team building, cần tuân theo một quy trình chi tiết và bài bản. Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện team building đầy đủ và chuẩn nhất:

3.1 Xác định vấn đề của doanh nghiệp

Trước khi tổ chức team building, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích và vấn đề cần giải quyết. Một số vấn đề thường gặp:

• Nhân viên làm việc cá nhân, thiếu tinh thần hợp tác.
• Sự giao tiếp giữa các bộ phận còn hạn chế.
• Nhân viên thiếu động lực làm việc, cần tăng cường sự gắn bó.
• Cần xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Việc xác định rõ vấn đề sẽ giúp lựa chọn hình thức team building phù hợp.

3.2 Xác định đối tượng tham gia

Xác định rõ đối tượng tham gia team building để ước tính quy mô, ngân sách và lựa chọn nội dung phù hợp. Đối tượng thường là toàn thể công ty hoặc theo từng bộ phận, phòng ban.

3.3 Xác định thời gian tổ chức sự kiện team building

Thời gian tổ chức nên vào dịp cuối quý, cuối năm hoặc sau một dự án lớn. Đây thường là thời điểm mọi người cần được thư giãn và tăng cường tinh thần đồng đội.

Thời lượng team building phổ biến nhất là 2 ngày 1 đêm hoặc 3 ngày 2 đêm.

3.4 Xác định ngân sách cho việc tổ chức sự kiện team building

Xác định ngân sách dựa trên quy mô sự kiện và khả năng chi trả của doanh nghiệp. Một số khoản chi phí chính bao gồm:

• Chi phí địa điểm, thuê trang thiết bị âm thanh, ánh sáng.
• Chi phí lưu trú, ăn uống, vé máy bay/xe.
• Chi phí tổ chức chương trình, trò chơi.
• Chi phí trang trí sân khấu.
• Các khoản chi phí khác…

Căn cứ đối tượng và quy mô sự kiện để ước tính tổng ngân sách một cách hợp lý.

3.5 Chọn nơi lưu trú và các dịch vụ ăn uống

Địa điểm lưu trú cần thoải mái, yên tĩnh để mọi người có thể thư giãn, gắn kết tốt nhất. Một số gợi ý: khách sạn, resort gần biển, quần thể nghỉ dưỡng…

Bữa ăn cần đầy đủ chất dinh dưỡng, phù hợp với số lượng và thời gian hoạt động. Nên tránh các món ăn nặng mùi, cay nóng.

3.6 Chọn phương tiện di chuyển khi tổ chức sự kiện team building

Tùy theo khoảng cách để chọn xe bus, taxi hoặc máy bay phù hợp với số lượng người tham gia. Đảm bảo phương tiện di chuyển thuận tiện, an toàn.

3.7 Chọn các trò chơi team building sao cho phù hợp với tổ chức

Lựa chọn các trò chơi phù hợp với đối tượng tham gia. Ví dụ nhân viên văn phòng nên chọn các trò chơi nhẹ nhàng, còn nhân viên trẻ có thể tham gia các trò chơi thể thao đòi hỏi sức bền.

3.8 Lên timeline tổ chức chương trình sự kiện team building

Dựa trên chương trình đã lên, xác định timeline chi tiết cho từng hoạt động trong suốt sự kiện.

Timeline cần bao gồm: thời gian di chuyển,

3.9 Tiến hành phân công công việc cho nhân sự tham gia tổ chức sự kiện team building

Sau khi lên kế hoạch, cần phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng thành viên trong ban tổ chức, bao gồm:

• Đặt địa điểm, dịch vụ ăn uống, lưu trú.
• Liên hệ và đặt cọc các dịch vụ cho sự kiện.
• Chuẩn bị đạo cụ, dụng cụ cho các trò chơi.
• Lên kịch bản, dàn dựng chương trình.
• Chuẩn bị và kiểm tra các phương tiện âm thanh, ánh sáng.
• Chuẩn bị ấn phẩm, tài liệu phát tay cho dự kiện.
• Báo cáo tiến độ thực hiện với ban lãnh đạo.

Việc phân công chi tiết sẽ giúp công việc được thực hiện một cách hiệu quả, đồng bộ.

3.10 Chọn địa điểm tổ chức sự kiện team building

Địa điểm tổ chức cần phù hợp với quy mô sự kiện và các hoạt động. Một số lưu ý:

• Không gian rộng rãi, thoải mái. Có khu vực riêng cho các trò chơi nhóm.
• Có hệ thống âm thanh, ánh sáng tốt.
• Đủ chỗ lưu trú và ăn uống cho số lượng người tham gia.
• Đảm bảo vệ sinh, an toàn. Có bãi đỗ xe rộng rãi.
• Thích hợp về khí hậu, thời tiết.
• Giá cả phải chăng, trong phạm vi ngân sách.

3.11 Lên kịch bản chi tiết nội dung chương trình

Trên cơ sở mục tiêu và nội dung sự kiện, biên soạn kịch bản chi tiết cho từng phần trong chương trình.

Kịch bản cần nêu rõ: thời lượng, nội dung cụ thể, người thực hiện…

Đồng thời đảm bảo chương trình hấp dẫn, mạch lạc và phù hợp với đối tượng.

3.12 Chuẩn bị dụng cụ team building

Chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ cho các trò chơi nhóm như bóng, dây thừng, khăn mù… Các dụng cụ cần chất lượng tốt, an toàn.

3.13 Thiết kế và in ấn ấn phẩm để tổ chức sự kiện team building

Chuẩn bị các ấn phẩm như banner, backdrop, tờ rơi, phù hiệu… để trang trí sự kiện. Các ấn phẩm nên thiết kế sinh động, bắt mắt.

3.14 Lên kế hoạch media, truyền thông cho sự kiện team building

• Xây dựng nội dung truyền thông trên website, mạng xã hội của công ty.
• Mời các cơ quan báo chí đưa tin về sự kiện.
• Chụp ảnh, quay video để lưu trữ và đăng tải.

3.15 Lập kế hoạch phòng tránh rủi ro, kế hoạch backup

Cần lên kế hoạch cụ thể để ứng phó với các tình huống phát sinh:

• Chuẩn bị nhân sự, trang thiết bị dự phòng.
• Lên phương án xử lý khi thời tiết xấu, người tham gia bị ốm đau…
• Chuẩn bị sơ cứu, chữa cháy, an ninh 24/7.

3.16 Setup khu vực tổ chức

Tiến hành trang trí sân khấu, bàn ghế. Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng. Chuẩn bị các khu vực hỗ trợ như photocopy, in ấn…

3.17 Chạy chương trình dựa trên kịch bản đã lên

Tổ chức sự kiện theo đúng kịch bản, lưu ý kiểm soát thời gian chặt chẽ. Điều chỉnh linh hoạt khi cần thiết nhưng không làm ảnh hưởng tiến độ.

3.18 Đánh giá chương trình

Sau sự kiện, tổ chức khảo sát lấy ý kiến đánh giá của người tham gia. Điều này giúp đánh giá hiệu quả và cải thiện cho các sự kiện sau.

3.19 Trao thưởng

Tổng kết, trao thưởng cho các cá nhân và đội thi xuất sắc trong các trò chơi để tăng không khí vui tươi, khuyến khích tinh thần thi đua.

3.20 Kiểm tra khi kết thúc chương trình team building

Khi sự kiện kết thúc, kiểm tra lại toàn bộ địa điểm, cơ sở vật chất và thanh toán các khoản chi phí. Thu dọn vệ sinh sạch sẽ, không để sót đồ đạc.

Như vậy, với 20 bước chi tiết trên đây, doanh nghiệp có thể tổ chức thành công một sự kiện team building chuyên nghiệp, hiệu quả. Để có thêm kinh nghiệm và được tư vấn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy liên hệ với đơn vị tổ chức sự kiện uy tín.

AzEvent Việt Nam – Công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Việt Nam

AzEvent Việt Nam là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và công nghệ hiện đại, AzEvent Việt Nam đã thực hiện thành công hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ khác nhau.

Một số dịch vụ tổ chức sự kiện chính của AzEvent Việt Nam:

• Tổ chức sự kiện khai trương, lễ ra mắt sản phẩm.
• Tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên đề, đào tạo.
• Tổ chức lễ kỷ niệm, gala, tiệc.
• Tổ chức sự kiện thể thao, giải trí.
• Tổ chức roadshow, sự kiện hướng đến cộng đồng.
• Tổ chức sự kiện truyền thông, quảng bá thương hiệu.
• Tổ chức sự kiện thể thao
• Tổ chức sự kiện âm nhạc
• Tổ chức hội nghị, hội thảo

Với kinh nghiệm tổ chức hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ, đa dạng ngành nghề, AzEvent Việt Nam là đối tác tin cậy, mang đến cho khách hàng những sự kiện ấn tượng, thành công rực rỡ.

Kết luận

Sự kiện team building là hoạt động hết sức quan trọng, giúp củng cố tinh thần đồng đội và nâng cao hiệu quả làm việc. Để tổ chức thành công một sự kiện team building, cần lên kế hoạch công phu, tỉ mỉ và tuân thủ quy trình nghiêm ngặt. Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc đã có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình tổ chức một sự kiện team building chuẩn nghiệp và hiệu quả.