Như đã thông tin ở các bài trước, khách mời là yếu tố rất quan trọng và quyết định đến thành công của cả sự kiện. Vậy làm thế nào để các khách mời đến tham dự các sự kiện của bạn. Dưới đây là những lưu ý để bạn làm tốt điều này:

Xác định lượng khách mời sẽ tham gia sự kiện:

Là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp theo đơn đặt hàng, bạn nên phối hợp cùng khách hàng để lên một danh sách các khách mời cụ thể sẽ tham dự trong sự kiện. Sau đó, tiến hành phân phia nhân sự thực hiện tốt việc này. Bạn nên vừa gửi giấy mời, vừa gọi điện để xác nhận về sự có mặt của các họ trong sự kiện sắp tổ chức. Trước khi sự kiện diễn ra chính thức một ngày, nên gọi điện lại cho các khách mời để nhắc nhở họ đến đúng giờ vào ngày mai. Nếu công ty tổ chức xe đưa đón, đừng quên thông báo cho khách mời địa điểm và thời gian tập trung để họ có sự chuẩn bị.

Check in trước sự kiện

Khu vực check in thường được bố trí tại đại sảnh nơi diễn ra sự kiện và có từ 4-5 bàn tùy vào lượng khách tham dự. Khi thiết kế, nên có bàn dành riêng cho khu vực VIP vì đây là những người trung tâm của cả sự kiện. Nhiệm vụ của các PG tại khu vực check in là kiểm tra giấy mời của khách, ghi lại thông tin, cài hoa lên áo cho khách, hướng dẫn vị trí ngồi cho khách…

Đảm bảo an toàn cho khách hàng trong suốt sự kiện

Thông thường, tại các sự kiện sẽ không quá nhiều mối lo ngại về vấn đề an ninh. Tuy nhiên, không phải vì thế mà bạn bỏ qua khâu này. Ví dụ như khi phát quà cho khách mời, bạn phải sắp xếp thật hợp lí và khoa học để mọi người không chen chúc, xô đẩy gây mất trật tự. Hoặc sau khi kết thúc sự kiện, tất cả mọi người ra về cùng một lúc cũng khiến tình hình phức tạp hơn. Đây cũng là kẻ hở để người xấu thừa cơ hoạt động. Vì vậy, bạn cần điều động lực lượng bảo vệ đảm bảo an ninh tối đa vào thời điểm này. Chỗ gửi xe cũng nên phân làn cụ thể để tránh tắc đường khi có quá đông người ra về trong một thời điểm.