Tổ chức một hội nghị thành công đòi hỏi rất nhiều công sức và sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Từ việc lên ý tưởng, lập kế hoạch, chọn địa điểm, mời khách, chuẩn bị nội dung cho đến việc điều hành chương trình đều rất quan trọng.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết 27 bước để tổ chức một hội nghị thành công từ A-Z, giúp bạn có được một sự kiện hoàn hảo.

1. Năm rõ các yêu cầu về hội nghị, hội thảo từ cấp trên

Mục đích của hội nghị

Trước tiên, bạn cần xác định rõ mục đích của hội nghị mà lãnh đạo muốn tổ chức. Hội nghị nhằm mục đích gì? Mong muốn đạt được kết quả gì sau hội nghị?

Một số mục đích phổ biến của các hội nghị:

• Giới thiệu sản phẩm mới
• Tổng kết năm
• Tri ân khách hàng
• Trao giải thưởng cho nhân viên

Yêu cầu về hội nghị

Ngoài mục đích, bạn cũng cần nắm rõ:

• Thời gian, địa điểm tổ chức mong muốn
• Số lượng và đối tượng khách mời
• Ngân sách dự kiến
• Các yêu cầu đặc biệt về chương trình, trang trí, âm thanh,…

Nắm rõ các yêu cầu là cơ sở quan trọng để lên kế hoạch tổ chức sự kiện sau này.

2. Xác định chủ đề và nội dung buổi hội thảo

Chủ đề hội nghị

Dựa trên mục đích ban đầu, bạn nên xác định một chủ đề rõ ràng, hấp dẫn cho hội nghị.

Một chủ đề hay sẽ thu hút sự chú ý ngay từ đầu và tạo hứng thú cho các khách mời tham dự.

Nội dung chi tiết

Tiếp theo, bạn cần chi tiết hóa chủ đề thành những nội dung cụ thể sẽ trình bày trong hội nghị. Nội dung cần đáp ứng mục đích ban đầu và phù hợp với đối tượng khách mời.

Ví dụ một số nội dung có thể có trong hội nghị:

• Giới thiệu công ty, lịch sử phát triển
• Giới thiệu sản phẩm mới
• Báo cáo kết quả kinh doanh
• Kế hoạch kinh doanh năm tới
• Trao giải thưởng cho khách hàng, đối tác tiêu biểu

3. Xác định concept hội thảo

Concept hội nghị là ý tưởng tổng quát về màu sắc, phong cách bạn muốn truyền tải qua hội nghị.

Một số gợi ý về concept hội nghị:

Concept gắn liền với mục đích hội nghị

Ví dụ:

• Hội nghị ra mắt sản phẩm mới: concept hiện đại, sang trọng.
• Hội nghị tổng kết năm: concept trang trọng, thành công.
• Hội nghị tri ân khách hàng: concept tinh tế, ấm cúng.

Concept kết hợp với một sự kiện hoặc lễ hội

Một số ý tưởng:

• Hội nghị kết hợp gala dinner
• Hội nghị kết hợp lễ Giáng sinh
• Hội nghị teambuilding

4. Lên kế hoạch tổ chức chi tiết

Việc lập kế hoạch rõ ràng, cụ thể là điều kiện quan trọng để thành công của hội nghị.

Kế hoạch nên chỉ rõ các phần việc cần làm, thời hạn hoàn thành, người chịu trách nhiệm và các mốc quan trọng.

Một số phần việc cần lên kế hoạch:

Mục tiêu, chủ đề, nội dung hội nghị

• Mục tiêu cụ thể muốn đạt được
• Chủ đề chính và chi tiết nội dung

Ngân sách hội nghị

• Xác định ngân sách chi cho mọi khoản chi phí

Chuẩn bị về cơ sở vật chất

• Địa điểm, không gian, trang trí, âm thanh ánh sáng
• Đạo cụ, văn phòng phẩm
• Backdrop, banner, tài liệu in ấn…

Chuẩn bị về nội dung chương trình

• Kịch bản chi tiết
• MC dẫn chương trình
• Các diễn giả phát biểu
• Văn nghệ, xổ số…

5. Hoạch định kế hoạch dự phòng

Đừng quên dự kiến các tình huống xấu có thể xảy ra và lên phương án ứng phó để hội nghị vẫn diễn ra thành công.

Ví dụ một số phương án dự phòng cho những vấn đề có thể gặp:

• Trang thiết bị âm thanh, ánh sáng bị hỏng đột xuất: Có dụng cụ dự phòng hoặc thiết bị thay thế.
• Diễn giả/ người phát biểu vắng mặt đột xuất: Luôn có một vài người dự phòng sẵn hoặc MC dẫn chương trình linh hoạt xử lý tình huống.
• Số lượng khách đến nhiều hơn/ ít hơn dự kiến: Chuẩn bị đủ hoặc thừa chỗ ngồi, đồ ăn…theo tình huống xấu nhất.

6. Xác định ngân sách tổng thể cho sự kiện

Tùy thuộc vào quy mô và mục đích của hội nghị mà bạn cần lập ngân sách cụ thể. Ngân sách cần dự trù đủ để chi trả cho mọi khoản chi phí dự kiến.

Một số khoản chi phí chính để tổ chức hội nghị:

• Địa điểm và trang trí
• Âm thanh, ánh sáng
• Backdrop, banner, standee
• Quà tặng lưu niệm
• Thực phẩm, đồ uống
• Chi phí mời chuyên gia, diễn giả
• Chi phí in ấn tài liệu
• Chi phí truyền thông, quảng bá
• Các chi phí phát sinh, dự phòng

Đây chỉ là một số khoản chi phí chính để bạn tính toán, chi tiết hóa và đưa vào ngân sách tổng thể cho sự kiện.

7. Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị

Địa điểm có vai trò quan trọng quyết định đến thành công của hội nghị. Bạn nên cân nhắc các yếu tố sau khi lựa chọn:

• Phù hợp với chủ đề và concept của hội nghị. Ví dụ: hội nghị gala dinner nên tổ chức tại khách sạn sang trọng, lãng mạn.
• Đủ chỗ ngồi thoải mái cho số lượng khách.
• Bố trí không gian linh hoạt phù hợp nhu cầu sử dụng.
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên dụng tốt.
• Có không gian chuẩn bị bên ngoài, phòng thay đồ…
• Giá cả phù hợp ngân sách.
• Có chỗ để xe cho khách.
• Thỏa mãn các yêu cầu về an ninh, an toàn.

8. Lựa chọn dịch vụ hội nghị chuyên nghiệp

Nếu điều kiện cho phép, tốt nhất bạn nên chọn một đơn vị dịch vụ hội nghị uy tín chuyên nghiệp, có kinh nghiệm.

Điều này sẽ giảm bớt gánh nặng lo toan cho bạn. Họ sẽ đảm trách các công việc chính như:

• Tìm kiếm và đặt địa điểm phù hợp nhất.
• Thiết kế không gian, lên ý tưởng trang trí chuyên nghiệp.
• Chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết.
• Điều phối chương trình chi tiết, lên kịch bản.
• Liên hệ các diễn giả, MC, ca sĩ phù hợp với concept.

Các đơn vị dịch vụ hội nghị đảm bảo cung cấp trọn gói giúp giảm tải rất lớn cho bạn. Đổi lại, họ thường có mức chi phí cao hơn nếu bạn chuẩn bị từng khâu riêng lẻ. Do đó, cân nhắc ngân sách để quyết định có thuê toàn bộ dịch ## 9. Chuẩn bị backdrop, banner, standee cho sự kiện

Để tăng tính chuyên nghiệp và thu hút sự chú ý của các khách mời, bạn nên đầu tư thiết kế backdrop, banner, standee đẹp mắt cho sự kiện.

Backdrop

Backdrop là bức tranh phông nền lớn đặt phía sau sân khấu. Backdrop thường in hình ảnh liên quan tới chủ đề hội nghị hoặc logo công ty.

Kích thước backdrop phổ biến từ 5m-10m. Backdrop càng lớn và bắt mắt sẽ giúp không gian hội nghị trở nên ấn tượng hơn.

Banner

Banner là băng rôn ngang dài thường được treo trên cao hoặc đặt sàn. Chất liệu làm banner phổ biến nhất hiện nay là vải. Bạn có thể thiết kế các thông điệp, khẩu hiệu liên quan đến chủ đề hội nghị in trên banner.

Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt thêm một số banner nhỏ hơn ở các vị trí khác như bàn đón tiếp, phòng họp…

Standee

Standee là bảng đứng thường được in hình ảnh quảng cáo lên. Standee đứng ở các góc không gian, trước cửa ra vào để thu hút khách vào hội nghị.

Các standee thường có kích thước cao khoảng 1,5m-2m. Bạn có thể in các hình ảnh đẹp liên quan tới hội nghị, hoặc ảnh khách mời chính, MC…

10. Chuẩn bị các tài liệu liên quan cho hội nghị

Một số loại tài liệu bạn cần chuẩn bị sẵn gồm có:

Thiệp mời

Gửi cho các khách mời rõ thông tin về chủ đề, thời gian, địa điểm hội nghị và đính kèm phiếu đăng ký.

Tài liệu hội nghị

Nếu cần in các báo cáo, tài liệu sử dụng trong hội nghị hoặc tặng khách.

Bảng tên dành cho khách mời

Để đặt trên bàn.

Phiếu khảo sát

Nếu muốn khách mời đánh giá sự hài lòng về hội nghị.

Tờ rơi, catalogue giới thiệu sản phẩm (nếu cần)

Đưa cho khách hàng khi kết thúc hội nghị.

11. Làm việc với các diễn giả, chuyên gia và MC

Một số vai trò quan trọng cho sự thành công của hội nghị:

Diễn giả, chuyên gia

• Có chuyên môn cao, trình bày hấp dẫn về các nội dung chính của hội nghị.
• Lựa chọn người có uy tín, tên tuổi phù hợp với tầm cỡ của sự kiện.

MC dẫn chương trình

• Chuyên nghiệp, dẫn dắt các phần của chương trình một cách lưu loát
• Có kỹ năng tương tác ăn ý với khán giả, xử trí các tình huống bất ngờ

Bạn cần trao đổi và làm việc kỹ lưỡng với các vai trò chính này để vạch ra các nội dung, kịch bản cụ thể cho mỗi người.

12. Chuẩn bị quà lưu niệm cho khách mời

Quà lưu niệm không chỉ ghi nhớ về hội nghị mà còn thể hiện sự trân trọng và tri ân của bạn đối với các khách mời.

Một số lựa chọn quà lưu niệm hay:

• Lịch để bàn, lịch tờ báo in logo hoặc thông điệp công ty.
• Cốc, tách, bình giữ nhiệt in logo, khẩu hiệu hội nghị.
• Sổ tay, bìa hồ sơ, USB, mousepad…
• Sản phẩm công ty hoặc phiên bản giới hạn của SP mới giới thiệu (nếu có).

13. Bố trí văn nghệ cho sự kiện

Các tiết mục văn nghệ như âm nhạc, kịch, xiếc… sẽ giúp không khí hội nghị thêm phần nhẹ nhàng, sôi động.

Một số gợi ý văn nghệ:

• Ca sĩ, ban nhạc biểu diễn các bản ballad nhẹ nhàng
• Kịch truyền tải thông điệp ý nghĩa
• Điệu múa mang phong cách hiện đại, năng động
• Xiếc thể hiện sự khéo léo, linh hoạt

Hãy chọn các tiết mục hợp với concept và phù hợp khẩu vị của đa số các khách tham dự.

14. Tiệc giữa giờ sẽ khiến buổi hội thảo thêm nhẹ nhàng

Nếu hội nghị kéo dài hàng tiếng đồng hồ thì một bữa tiệc nhẹ giữa chừng sẽ giúp các khách mời có thể thư giãn và tập trung trở lại.

Đây cũng là cơ hội để mọi người giao lưu, kết nối với nhau.

Gợi ý menu tiệc nhẹ giữa giờ

Buffet gồm:

• Bánh ngọt, trái cây
• Đồ uống giải khát

Hoặc bạn có thể phục vụ coffee, trà cùng đồ ăn kèm như bánh ngọt, pizza, snacks…

15. Đãi tiệc khách mời

Nếu ngân sách cho phép, hãy chiêu đãi các vị khách bằng 1 bữa tiệc ngon sau khi hội nghị kết thúc. Điều này sẽ để lại ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác.

Cách tổ chức tiệc mời khách

Bạn có thể lựa chọn một trong hai hình thức sau:

Tiệc buffet: Khách tự chọn các món ăn theo sở thích. Với buffet bạn có thể đa dạng các món miền Bắc, miền Trung, miền Nam.

Tiệc set menu: Phục vụ cố định từ 2- 7 món ăn, kết hợp salad, soup, tráng miệng. Set menu mang lại cảm giác sang trọng, đẳng cấp hơn.

16. Chuẩn bị thiệp mời

Thiệp mời sự kiện cần đảm bảo những yếu tố sau đây:

Thiết kế chuyên nghiệp, phù hợp concept

Thiếp cần đẹp mắt, ấn tượng và phù hợp với màu sắc, không khí chung của hội nghị.

In trên giấy cứng có độ dày thích hợp, tránh bị nhàu nát khi gửi qua đường bưu điện.

Nội dung đầy đủ, rõ ràng

Gồm thông tin về thời gian, địa điểm, chủ đề và lý do mời hội nghị.

Thiếp nên ghi rõ “Kính mời” để thể hiện sự trân trọng.

Gửi đúng lúc, trước ít nhất 2 tuần

Gửi càng sớm càng tốt để các khách sắp xếp được thời gian.

Kèm theo có thể có phiếu đăng ký hoặc lá phiếu khảo sát nhu cầu khách hàng.

17. Truyền thông cho sự kiện

Để thu hút nhiều người tham dự và biết đến hội nghị, bạn cần có chiến lược truyền thông hiệu quả như:

• Gửi thông cáo báo chí ra các trang tin tức lớn.
• Quảng cáo trên báo in và báo mạng có lượng độc giả đông đảo.
• Gửi email và tin nhắn mời đến các đối tượng nhắm đến.
• Quảng bá sự kiện trên các trang mạng xã hội Facebook, Instagram, Linkedin…

18. Đảm bảo an toàn cho các khách mời tham gia

Hội nghị thường có đông người nên các vấn đề về an ninh, an toàn luôn được chú trọng hàng đầu, đặc biệt với các khách quan trọng.

Một số giải pháp đảm bảo an ninh:

Kiểm tra an ninh một ngày trước

Kiểm tra lại cơ sở vật chất, hệ thống điện, an toàn PCCC…đảm bảo theo đúng quy chuẩn.

Bố trí bảo vệ, nhân viên hướng dẫn

Có đội ngũ bảo vệ, nhân viên phục vụ hướng dẫn khách ngay tại cổng vào, lối ra vào hội trường.

Sắp xếp bãi đỗ xe thuận tiện

Có bãi đỗ xe rộng rãi, thuận tiện di chuyển và có người trông giữ xe.

19. Hãy thuê một phó nháy chuyên nghiệp

Để lưu giữ những khoảnh khắc đáng nhớ của hội nghị, bạn nên mời một phó nháy chuyên nghiệp. ## 20. Chuẩn bị bản khảo sát khách mời nếu cần

Nếu muốn đánh giá mức độ hài lòng của khách sau hội nghị, bạn có thể chuẩn bị sẵn một bản khảo sát.

Một số nội dung có thể khảo sát:

• Đánh giá chung về hội nghị
• Điểm son của hội nghị
• Những điều cần cải thiện
• Mức độ hài lòng về các khâu: địa điểm, âm thanh, đón tiếp…nn- Góp ý và kiến nghị cho lần tổ chức sau.

Bạn có thể in sẵn phiếu khảo sát cho khách điền ngay sau hội nghị hoặc gửi online bằng Google Form sau đó.

21. Kiểm tra lại tất cả các dịch vụ trước ngày diễn ra

Trước 1-2 ngày tổ chức hội nghị, bạn cần kiểm tra lại tất cả các khâu chuẩn bị như:

• Địa điểm, hệ thống âm thanh, ánh sáng…
• Công tác trang trí không gian đúng ý tưởng
• Chuẩn bị đầy đủ các loại tài liệu
• Kiểm tra trang phục, kịch bản của các diễn giả, MC
• Chuẩn bị quà tặng, bố trí chỗ ngồi…

Những việc còn sót sót sẽ được khắc phục kịp thời trước ngày diễn ra sự kiện.

22. Thông báo lại với các khách mời

Gửi email hoặc tin nhắn nhắc lại về thời gian, địa điểm hội nghị 1-2 ngày trước để tránh trường hợp khách quên.

Đính kèm lại thiếp mời và phiếu đăng ký nếu chưa nhận được.

23. Cần một người điều phối cho toàn bộ sự kiện

Vai trò điều phối viên sự kiện sẽ theo sát tiến độ, kế hoạch và điều hành các bộ phận tham gia để đảm bảo mọi thứ diễn ra thuận lợi.

Điều phối viên cần có các kỹ năng quan trọng:

• Quản lý thời gian chặt chẽ theo kế hoạch
• Giải quyết nhanh các vấn đề phát sinh
• Điều phối hiệu quả các bên liên quan
• Ứng xử linh hoạt trước mọi tình huống

24. Lên kịch bản tương tác với các khách mời

Trong quá trình diễn ra hội nghị, MC và ban tổ chức cần có sự tương tác khéo léo với khán giả để củng cố mối quan hệ.

Một số cách tương tác hay có thể là:

• Cho khách hàng cơ hội đặt câu hỏi với Ban lãnh đạo
• Tổ chức các phiên thảo luận, chia sẻ kinh nghiệm
• Bốc thăm trúng thưởng cho các câu hỏi hay
• Khuyến khích khách hàng chụp ảnh check-in rồi đăng lên mạng xã hội

25. Gửi thư cảm ơn và quà tặng sau hội nghị

Sau khi hội nghị kết thúc, hãy gửi email cảm ơn đến từng khách đã tham dự.

Nếu có kinh phí, bạn có thể gửi thêm một món quà lưu niệm nhỏ cùng lời cảm ơn chân thành tới khách.

Điều này sẽ để lại dấu ấn tốt đẹp trong lòng mọi người về thương hiệu của bạn.

26. Quyết toán các khoản chi sau khi sự kiện kết thúc

Sau hội nghị, bạn cần tổng hợp và thanh quyết toán tất cả các khoản chi tiêu đã sử dụng cho sự kiện.

Một số công việc cần làm:

• Thu thập hóa đơn chứng từ
• Kiểm đếm và xác nhận các khoản đã chi
• So sánh với dự toán ban đầu
• Lập báo cáo quyết toán chi tiết gửi lãnh đạo

Việc quyết toán cẩn thận sẽ đảm bảo tính minh bạch cũng như tránh sót sót các khoản chi phí.

27. Đánh giá sự thành công của hội nghị

Sau hội nghị, bạn nên có buổi họp nhìn lại để đánh giá các mặt tích cực và những điểm cần khắc phục.

Một số nội dung đánh giá bao gồm:

• Số lượng và danh tiếng của các khách mời tham dự
• Phản hồi, nhận xét của các khách sau sự kiện
• Hiệu quả mang lại như hình ảnh, uy tín, doanh số…
• Ưu điểm và nhược điểm trong tổ chức

Thông qua đánh giá chi tiết, bạn sẽ rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm quý báu cho các lần tổ chức sau.

Tổ chức hội thảo hội nghị với AzEvent Việt Nam

AzEvent Việt Nam là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị và hội thảo chuyên nghiệp tại Việt Nam. Với kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những sự kiện chất lượng và hiệu quả.

Chúng tôi cung cấp các dịch vụ tổ chức hội thảo hội nghị từ A-Z, bao gồm:

• Lập kế hoạch và thiết kế chương trình hội thảo hội nghị
• Tìm kiếm địa điểm và đàm phán giá cả
• Thiết kế và sản xuất các tài liệu và vật phẩm quảng cáo
• Đăng ký và quản lý khách hàng tham dự
• Cung cấp các dịch vụ âm thanh, ánh sáng và trang thiết bị
• Quản lý và điều hành sự kiện trong suốt quá trình diễn ra
• Tổ chức các buổi tiệc và giao lưu sau sự kiện

Với sự tận tâm và chuyên nghiệp, AzEvent Việt Nam cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời và giúp doanh nghiệp của bạn thành công trong việc tổ chức hội thảo hội nghị.

Kết luận

Tổ chức hội thảo hội nghị là một hoạt động quan trọng và có ý nghĩa lớn đối với các doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp xây dựng hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp, mà còn tạo lòng tin cho khách hàng, quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ và giải quyết các vấn đề tồn đọng. Vì vậy, việc tổ chức hội thảo hội nghị cần được đầu tư và chuẩn bị kỹ lưỡng để đạt được hiệu quả cao nhất.

Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức hội thảo hội nghị, hãy liên hệ với AzEvent Việt Nam để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất. Chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho bạn một sự kiện thành công và ấn tượng.