Tổ chức hội thảo – hội nghị thành công không phải là một chuyện đơn giản nếu bạn không có những bước chuẩn bị thật kỹ càng. Để có một chương trình hội thảo thành công bạn cần phải làm tốt những công việc sau: Xác định rõ mục tiêu và đối tượng; lập một kế hoạch tổ chức chi tiết; tìm thuê được một địa điểm phù hợp, chuẩn bị và dự phòng những phát sinh trong quá trình tổ chức; kế hoạch khi kết thúc chương trình.

3 Giai đoạn triển khai trong cách tổ chức hội thảo hội nghị

Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người để tranh luận về những nội dung, chủ đề mà họ có chung sự quan tâm tại một địa điểm và thời gian đã định trước.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị và lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Trong giai đoạn này để có được sự chuẩn bị tốt nhất và một kế hoạch chi tiết nhất bạn cần chú ý đến 4 điều sau:

1. Xác định mục tiêu

Mỗi một hội nghị luôn có mục đích riêng. Ví dụ như:

• Bạn muốn thay đổi cách thức tuyển dụng?
• Bạn muốn giới thiệu đến mọi người dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói có những tiện ích gì?
• Bạn muốn chia sẻ với các nhà quản lý phương pháp quản lý hiệu quả hơn?

Rất nhiều hội nghị chỉ là sự lãng phí thời gian, bởi người tổ chức không có mục tiêu rõ ràng, cuộc thảo luận không có trọng tâm. Nếu bạn không thể xác định mục tiêu rõ ràng này, hội thảo của bạn sẽ không thể hấp dẫn người xem.

2. Ai sẽ là người tham dự?

Khi đã xác định được mục đích của buổi hội thảo, bạn sẽ biết cần phải mời những ai đến tham dự. Ví dụ:

• Nếu mục tiêu của hội thảo là phát triển giải pháp chi tiết cho một vấn đề, có thể bạn sẽ chỉ muốn có ít hơn 10 người quan trọng nhất đến tham dự.
• Nếu mục tiêu của bạn là thành lập doanh nghiệp, bạn có thể mời một nhóm người và chia thành nhiều nhóm nhỏ để thảo luận.

Sau đó, lập danh sách những người đó. Hãy cố gắng lập danh sách cụ thể nhất, nhưng cũng để trống một vài vị trí, đề phòng trường hợp có điều gì đó thay đổi vào phút chót.

3. Chọn địa điểm thích hợp

Số lượng người bạn đang muốn mời đến dự buổi hội thảo của mình sẽ quyết định diện tích phòng họp mà bạn cần.

Nếu bạn đang băn khoăn tìm kiếm một địa điểm thích hợp để làm nơi tổ chức hội thảo, có thể Hanoi Office là lựa chọn phù hợp với bạn. Hanoi Office – cho thuê phòng họp hội thảo giá rẻ có nhiều phòng họp với các sức chứa khác nhau từ 10 người trở lên, cũng như trang thiết bị hiện đại đi kèm với dịch vụ như: Phục vụ trà nước, café,… đáp ứng mọi nhu cầu của quý khách hàng, kể cần những khách hàng khó tính nhất!

Ngoài sức chứa vừa đủ, điều cần quan tâm là Trang thiết bị của phòng họp có đầy đủ không, có thể hỗ trợ bạn tối đa trong việc truyền tải tới khách mời hay không? Nội quy của phòng họp hay quy định của phòng họp ra sao? Có phù hợp không? Mọi người có thể dễ dàng tìm thấy địa điểm này hay không? Có phải di chuyển quá xa để đến với hội thảo không?

Bạn nên đặt ra những câu hỏi như thế này, để có thể giải quyết từng vấn đề, tránh xảy ra sự cố khi đến ngày hội thảo.

4. Truyền thông về sự kiện

Đây là một bước khá quan trọng hỗ trợ cho quá trình đi đến thành công của một buổi hội nghị hay hội thảo. Càng nhiều người biết đến cuộc hội thảo sẽ là một cơ hội cho người tổ chức hội thảo đạt được mục tiêu ban đầu mà mình đặt ra, tìm kiếm khách hàng và đối tác tiềm năng.

Giai đoạn 2: Tiến hành tổ chức hội thảo – hội nghị

Sau khi đã chuẩn bị kỹ lưỡng ở giai đoạn 1, đến lúc bạn bước vào giai đoạn thực hiện tổ chức hội thảo – hội nghị. Trong quá trình này, dù đã có sự chuẩn bị kỹ càng nhưng vẫn có thể xảy ra những tình huống bất ngờ. Do đó, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

Những lưu ý trong quá trình tiến hành tổ chức hội thảo – hội nghị

• Sắp xếp chỗ ngồi thích hợp cho các đại biểu tham dự.
• Chuẩn bị đầy đủ tài liệu cho các đại biểu.
• Chuẩn bị nhân viên hỗ trợ kỹ thuật sẵn sàng ứng phó với các sự cố có thể xảy ra.
• Có kế hoạch dự phòng cho các tình huống khẩn cấp (mất điện, hỏa hoạn,…).
• Chuẩn bị quà tặng, bốc thăm may mắn cho các đại biểu tham dự.

Ngoài ra, người tổ chức cũng cần chú ý quan sát phản ứng của các đại biểu, điều chỉnh chương trình phù hợp nếu cần thiết.

Giai đoạn 3: Sau khi hội nghị kết thúc

Sau khi hội nghị kết thúc, việc của bạn là:

• Gửi email cảm ơn tới tất cả các đại biểu.
• Tổng kết những thành quả, kết quả của buổi hội nghị.
• Thu thập phản hồi từ các đại biểu.
• Báo cáo và thuyết trình kết quả hội nghị với cấp trên (nếu cần).
• Xử lý các hậu quả, dọn dẹp địa điểm tổ chức.
• Lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến hội nghị.

Những việc làm này sẽ giúp bạn hoàn thành một cách tốt nhất chương trình hội thảo – hội nghị mà mình đã tổ chức.

AzEvent Việt Nam – Công ty tổ chức sự kiện, hội nghị & hội thảo chuyên nghiệp

Tổ chức hội nghị, hội thảo là một công việc không hề dễ dàng. Ngoài những bước chuẩn bị kĩ lưỡng, kế hoạch chi tiết. Người tổ chức cần có đủ kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để điều hành buổi hội thảo đạt hiệu quả cao nhất. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp thường tìm đến sự trợ giúp của các đơn vị chuyên nghiệp để tổ chức hội nghị.

AzEvent Việt Nam là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị tại Việt Nam. Tại sao doanh nghiệp nên tin tưởng AzEvent?

Lý do bạn nên tin tưởng AzEvent Việt Nam:

• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiều kinh nghiệm.
• Trang thiết bị hiện đại, địa điểm đa dạng đáp ứng mọi nhu cầu khách hàng.
• Giá cả minh bạch, cạnh tranh.
• Chất lượng dịch vụ được đảm bảo.

AzEvent Việt Nam có kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện lớn nhỏ khác nhau, từ hội nghị quốc tế, hội thảo chuyên đề cho đến các sự kiện văn hóa, thể thao giải trí. Chúng tôi luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất cho mọi khách hàng.

Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm cùng cơ sở vật chất hiện đại, AzEvent Việt Nam sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi sự kiện, mang đến dịch vụ hoàn hảo nhất cho khách hàng.