Đối tượng quan trọng nhất để đánh giá chất lượng của sự kiện không phải là ban tổ chức, không phải là người chủ tọa mà đó chính là những khách mời. Đây là yếu tố quyết định đến thành công của cả sự kiện. Khách mời của một sự kiện có thể là các khách hàng thân thiết, đối tượng khách hàng tiềm năng hoặc những người bạn làm ăn của đơn vị đó. Để tăng hiệu quả cho sự kiện, các công ty nên lựa chọn đối tượng khách mời cho phù hợp với mục tiêu. Đây cũng là cách giúp bạn tăng giá trị của thương hiệu và thúc đẩy sự gắn bó giữa công ty và khách hàng.

Vậy làm sao để lựa chọn được khách mời đúng với mục tiêu mà công ty mong muốn?

-Đầu tiên bạn phải xác định được mục đích sự kiện mà bạn hướng đến là gì? Nếu mời không đúng đối tượng, khách mời sẽ chỉ đến dự cho vui và không hề quan tâm đến những nội dung mà bạn đề cập. Để lựa chọn đối tượng phù hợp nhất, bạn hãy đặt ra câu hỏi: doanh nghiệp mong muốn điều gì thông qua sự kiện? Ai là người quan tâm đến sản phẩm dịch vụ của bạn nhất? Ví dụ như nếu công ty tổ chức lễ ra mắt nhãn hàng sữa bột cho em bé thì đối tượng trung tâm chắc chắn là những bà mẹ đang nuôi con nhỏ. Còn sản phẩm giới thiệu là xe hơi thì nên mời những khách mời là nam giới, thích xe cộ và có điều kiện để mua nó.

– Số lượng khách được mời luôn luôn nhiều hơn so với dự kiến: Tùy vào tính chất sự kiện mà bạn có thể đưa ra các con số phù hợp. Tuy nhiên, đối với các sự kiện không thu phí, bạn có thể mời hơn 50% so với chỗ ngồi hiện có. Một bí quyết để bạn thu hút mọi người đến với sự kiện đó là sự xuất hiện của những gương mặt nổi tiếng. Tuy điều này sẽ tốn một khoản phí không nhỏ nhưng đổi lại bạn sẽ quảng bá được nhãn hàng của mình, đồng thời thu hút sự chú ý của truyền thông, báo chí.

– Giữ chân khách: Khi một người quyết định đến sự kiện của bạn là thành công bước đầu mà bạn gặt hái được. Điều quan trọng là làm sao để giữ chân khách đến với các sự kiện tiếp theo hoặc gây được ấn tượng cho họ, sau đó họ sẽ sử dụng dịch vụ của mình. Muốn làm được điều này thì nội dung mà bạn giới thiệu đến công chúng trong sự kiện rất quan trọng. Trong đó, những thông tin trong sự kiện phải là những thông tin chính xác, được trích nguồn rõ ràng và tin cậy. Nên đề cập nhiều về lợi ích mà khách hàng nhận được. Ban tổ chức sự kiện tại Hà Nội phải thể hiện được sự tôn trọng của mình đến với các khách hàng. Và điều cuối cùng là tìm một diễn giả có khả năng diễn thuyết tốt và tạo được thiện cảm.