Trong quá trình tổ chức sự kiện, ban tổ chức cần xem xét xem sự kiện có sử dụng các dịch vụ giải trí hay không? Và nếu quyết định sử dụng thì dịch vụ đó phải thỏa mãn những vấn đề sau đây:

– Dịch vụ mà bạn lựa chọn phải phù hợp với nội dung sự kiện và thị hiếu của các khách hàng, đối tác có mặt. Nếu một chương trình có nhiều em nhỏ, nên mời những ban nhạc phù hợp với độ tuổi của các em. Cần tránh những tiết mục quá gợi cảm nếu bạn không muốn sự kiện bị nổi tiếng bất đắc dĩ và ném đá đá không thương tiếc. Còn nếu chương trình mang nhiều giá trị truyền thống như khách thành đình, đền… thì nên lựa chọn các tiết mục mang âm hưởng dân tộc cho phù hợp. Khi mời bất kì nghệ sỹ nào đến với sự kiện, bạn đều phải cho diễn thử trước để đánh giá về chất lượng dịch vụ và đề xuất thay đổi nếu thấy cần thiết. Việc chạy thử cũng giúp cho người dẫn chương trình, âm thanh, ánh sáng biết được trình tự để khớp nội dung. Thông thường, những event như: lễ khánh thành, ngày hội gia đình… mới nên sử dụng dịch vụ giải trí. Còn đối với những hoạt động yêu cầu về sự nghiêm túc như: hội nghị, hội thảo… thì không nên áp dụng hình thức này.

– Sử dụng dịch vụ giải trí phù hợp quy mô và ngân sách cho phép. Vì nói cho cùng, đây cũng không phải là nội dung chính mà ban tổ chức mong muốn khán giả nhớ đến khi nhắc về sự kiện của mình. Vì vậy, nếu công ty đang khó khăn, bạn cũng nên cân nhắc chọn những nghệ sỹ với mức cát-xê phù hợp. Điều quan trọng nhất vẫn là chọn những tiết mục có nội dung phù hợp với sự kiện ban tổ chức.

– Ý nghĩa của dịch vụ giải trí trong sự kiện: các tiết mục được trình diễn bởi các nghệ sỹ sẽ mang đến cho sự kiện bầu không khí sôi nổi và hấp dẫn. Dù không phải là nội dung chính nhưng thông thường các phần trình diễn này rất được chờ đợi. Vì thế, nếu đã quảng bá là sự kiện có sự xuất hiện của ngôi sao A, ngôi sao B nào đó thì đơn vị tổ chức nên thực hiện đúng cam kết. Tránh trường hợp các khách mời háo hức mong chờ nhưng đến cuối sự kiện vẫn không thấy họ xuất hiện. Điều này sẽ khiến khách hàng mất niềm tin và ấn tượng xấu với ban tổ chức cũng như chất lượng, dịch vụ mà bạn giới thiệu.