Việc bố trí, sắp xếp trong các sự kiện phải mang tính khoa học và thẫm mỹ. Và việc này tùy thuộc vào từng nội dung cụ thể của sự kiện mà bạn tổ chức. Một số vị trí không thể thiếu trong các sự kiện như: khu vực đón tiếp, sắp đặt sân khấu, sắp đặt chỗ ngồi cho khách mời. Ngoài ra, đối với các chương trình đặc thù sẽ có thêm những vật dụng tương ứng. Ví dụ như lễ khời công- động thổ còn cần thêm thùng xúc cát, đối với các chương trình được yêu cầu thêm đồ vật trang trí như cổng chào, rối hơi, khinh khí cầu… thì tùy địa hình để bố trí hợp lí.

Dưới đây là cách bài trí các khu vực chính của một event:

-Khu vực đón tiếp: Bộ phận này thể hiện được thành ý và tinh thần hiếu khách của đơn vị đứng ra tổ chức chương trình. Những người ở khu vực đón tiếp là các PG có mặc đồng phục (thường là áo dài đỏ) và đeo thẻ của ban tổ chức sự kiện event để dễ nhận biết. Họ có nhiệm vụ hướng dẫn khách mời về chỗ gửi xe, vị trí ghế ngồi, cài hoa lên áo cho khách cùng một số thắc mắc khác. Bộ phận này thường được bố trí ngay cửa ra vào để tiện cho công việc của họ.

– Khu vực ghế ngồi: Khi bố trí khu vực này, ban tổ chức phải nắm được cần bao nhiêu bộ bàn ghế cho sự kiện, trên bàn cần bố trí những gì, có cần bàn để quà tặng hoặc đồ ăn nhẹ, bàn có phủ khăn trải bàn hay không?… Thông thường, ghế dùng trong tổ chức sự kiện là loại ghế có phủ vải và cột nơ. Bàn ghế sẽ được kê ngay khu vực phía trên và có khăn trải bàn cho lịch sự. Trên bàn gồm hoa tươi, nước uống và có biển đề tên các vị khách quý. Khu vực để đồ ăn hoặc quà tặng nên tách khỏi nơi khách mời ngồi nhưng dễ nhìn thấy và đặt trong không gian rộng để khách mời có thể tiện sử dụng.

– Khu vực sân khấu: bố trí ngay tại trung tâm của sự kiện. Sân khấu nên thiết kế phù hợp với quy mô mà sự kiện tổ chức. Tại khu vực này cũng được lắp đặt các thiết bị như âm thanh, ánh sáng để phục vụ các nội dung trong chương trình.