Sự kiện họp báo là một hình thức giúp cho doanh nghiệp và truyền thông có thể kết nối với nhau. Việc tổ chức một buổi họp báo chuyên nghiệp cũng không quá khó khăn nếu bạn nắm được những kiến thức cơ bản như sau:

Về phần nội dung: Báo chí và truyền thông chính là con dao hai lưỡi. Đây là công cụ có thể giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh và tiếp cận gần hơn đến khách hàng. Tuy nhiên, cũng chính công cụ này có thể đẩy bạn xuống hố sâu. Vì vậy, khi tiếp xúc với báo chí bạn luôn luôn phải tuân theo nguyên tắc trung thực, thận trọng, lịch thiệp và hợp tác.

Khi chuẩn bị nội dung cho buổi họp báo, bạn nên chuẩn bị đầy đủ các thông tin xác thực. Trước  triển khai họp báo, hãy thử thăm dò thái độ của phóng viên về mức độ quan tâm của họ trước các thông tin mà bạn muốn cung cấp. Nếu bạn đưa ra lời mời những các phóng viên tỏ vẻ không nhiệt tình thì bạn cũng nên xem lại về nội dung sự kiện.

Về địa điểm tổ chức: địa điểm để lựa chọn tổ chức sự kiện họp báo phải đảm bảo về mặt không gian, điều kiện tác nghiệp, quay phim, âm thanh, ánh sáng… Vì vậy, những phòng họp tại các khách sạn là những lựa chọn hợp lí mà bạn nên cân nhắc.

Trong phòng họp báo cũng nên được trang bị đầy đủ các thiết bị như: bục phát biểu, bàn ghế cho ban tổ chức, bàn ghế cho phóng viên tác nghiệp,…

Gửi thư mời: thư mời cho các phóng viên nên gửi trước 3-5 ngày trước khi họp báo diễn ra. Thiệp mời nên thiết kế tối giản nhưng sang trọng và đầy đủ các nội dung cần thiết. Trên thiệp mời nên thể hiện đầy đủ các thông tin như: chủ đề của sự kiện, địa điểm, thời gian tổ chức, những nhân vật sẽ tham gia trả lời phỏng vấn. Sau khi gửi thư mời bằng tay, bạn hãy xác nhận lại thông qua việc gửi cả thư điện tử. Hãy dám chắc rằng các phóng viên không quên lịch hẹn với đơn vị bạn.

Tổ chức chương trình: các thành viên trong ban tổ chức nên có mặt trước 1-2 tiếng đồng hồ khi họp báo diễn ra chính thức. Ngoài việc rà soát lại các khâu, bạn cũng nên có mặt để kịp thời để tiếp đón những phóng viên đến sớm. Dù có bao nhiêu khách mời tham gia, bạn cũng chạy sự kiện đúng giờ. Trong quá trình phỏng vấn, phải bố trí thư kí riêng để gửi loa đến các phóng viên có câu hỏi. Khi các thắc mắc đã được giải quyết thỏa đáng thì bạn mới nên tiếp tục chuyển quyền đặt câu hỏi cho người tiếp theo.

Khi cuộc họp báo kết thúc, hãy dành lời cảm ơn đến các phóng viên có mặt. Bạn hãy cho họ biết, nếu có cơ hội lần sau, bạn cũng rất mong lại được gặp và cộng tác với họ một lần nữa. Nếu chu đáo hơn, bạn có thể tặng cho họ những món quà nhỏ để thay lời cảm ơn.