Tổ chức hội nghị, hội thảo là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp kết nối với khách hàng và đối tác. Để tổ chức thành công một hội nghị, cần tuân thủ theo một quy trình chuẩn bao gồm các bước:

NỘI DUNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ HỘI THẢO

1. Lập phiếu đề nghị tổ chức hội nghị

• Nhu cầu tổ chức hội nghị được khởi tạo bởi các bộ phận trong công ty hoặc theo chỉ đạo của Giám đốc.
• Người đề nghị lập phiếu đề nghị tổ chức hội nghị theo mẫu văn bản chuẩn của công ty.
• Phiếu đề nghị được chuyển cho người có thẩm quyền phê duyệt ở bước tiếp theo.

2. Phê duyệt phiếu đề nghị tổ chức hội nghị

• Thẩm quyền phê duyệt là Giám đốc điều hành công ty.
• Đối với các hội nghị do HĐQT tổ chức thì thẩm quyền là của Chủ tịch HĐQT.
• Nếu được phê duyệt, sẽ được chuyển cho bước chuẩn bị kế hoạch. Nếu không được phê duyệt, quá trình sẽ dừng lại.

3. Lập kế hoạch chuẩn bị: tổ chức hội nghị

• Sau khi được phê duyệt, người có thẩm quyền hoặc bộ phận/cá nhân được chỉ định sẽ lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Mẫu kế hoạch được thực hiện theo mẫu văn bản chuẩn của công ty.
• Trong trường hợp cần thiết, người có thẩm quyền có thể tổ chức cuộc họp để lấy ý kiến từ các bộ phận liên quan.

4. Phê duyệt tổ chức hội nghị

• Người được chỉ định chịu trách nhiệm phê duyệt kế hoạch tổ chức hội nghị, xem xét các nội dung:
• Lý do tổ chức hội nghị;
• Thành phần tham gia;
• Thời gian, địa điểm;
• Chương trình;
• Chi phí dự kiến.

5. Chuẩn bị tổ chức hội nghị

• Phòng HCQT hoặc đơn vị được chỉ định chịu trách nhiệm triển khai các công việc chuẩn bị như:
• Chuyển kế hoạch cho các đơn vị liên quan;
• Kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của các bên;
• Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh;
• Báo cáo GD xin ý kiến chỉ đạo khi cần thiết.

6. Xác nhận lại thông tin với nhà cung cấp dịch vụ

• 1 tuần trước hội nghị: Nhân viên tổ chức liên hệ với nhà cung cấp, xác nhận lại các thông tin, kế hoạch cho hội nghị.
• Bất kỳ thay đổi nào về hợp đồng, dịch vụ đều phải được xác nhận bằng văn bản từ hai bên và báo cáo Trưởng ban tổ chức.
• Xử lý các trường hợp huỷ hợp đồng, dịch vụ của nhà cung cấp.

7. Chuẩn bị trước khi tổ chức hội nghị

• NV tổ chức kiểm tra, đôn đốc thực hiện các công việc chuẩn bị theo kế hoạch. Kịp thời báo cáo, xin ý kiến giải quyết các vướng mắc.
• 1 ngày trước hội nghị: Trưởng ban kiểm tra lại toàn bộ công tác chuẩn bị, liên hệ các nhà cung cấp để xác nhận lại kế hoạch. Xử lý các vấn đề phát sinh.
• Bố trí nhân viên đón tiếp và hướng dẫn khách về các vấn đề như: đăng ký phương tiện, chỗ ở, ăn uống, vui chơi…

8. Tổ chức hội nghị

• NV tổ chức và các bên liên quan thực hiện nhiệm vụ trước, trong và sau hội nghị theo đúng kế hoạch đã định.
• Trưởng ban tổ chức chịu trách nhiệm giám sát quá trình tổ chức, xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh nếu có.
• Trong thời gian diễn ra hội nghị, cần phân công người đảm bảo an ninh, kiểm soát trật tự, quản lý các thiết bị kỹ thuật, hỗ trợ di chuyển, ăn nghỉ cho đại biểu…

9. Kết thúc đón tiếp

• Hỗ trợ đại biểu làm thủ tục trả phòng, thanh toán các chi phí cá nhân.
• Xử lý các khiếu nại, phàn nàn (nếu có) của khách hàng.
• Thu thập ý kiến đóng góp, đánh giá về hội nghị.
• Hoàn tất các thủ tục thanh lý, quyết toán, thanh toán với các bên cung cấp dịch vụ, vật tư.
• Xây dựng báo cáo đánh giá hiệu quả của hội nghị.

Tổ chức hội thảo hội nghị với AzEvent Việt Nam

AzEvent Việt Nam là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị và hội thảo chuyên nghiệp tại Việt Nam. Với kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những sự kiện chất lượng và hiệu quả.

Chúng tôi cung cấp các dịch vụ tổ chức hội thảo hội nghị từ A-Z, bao gồm:

• Lập kế hoạch và thiết kế chương trình hội thảo hội nghị
• Tìm kiếm địa điểm và đàm phán giá cả
• Thiết kế và sản xuất các tài liệu và vật phẩm quảng cáo
• Đăng ký và quản lý khách hàng tham dự
• Cung cấp các dịch vụ âm thanh, ánh sáng và trang thiết bị
• Quản lý và điều hành sự kiện trong suốt quá trình diễn ra
• Tổ chức các buổi tiệc và giao lưu sau sự kiện

Với sự tận tâm và chuyên nghiệp, AzEvent Việt Nam cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời và giúp doanh nghiệp của bạn thành công trong việc tổ chức hội thảo hội nghị.

Kết luận

Tổ chức hội thảo hội nghị là một hoạt động quan trọng và có ý nghĩa lớn đối với các doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp xây dựng hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp, mà còn tạo lòng tin cho khách hàng, quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ và giải quyết các vấn đề tồn đọng. Vì vậy, việc tổ chức hội thảo hội nghị cần được đầu tư và chuẩn bị kỹ lưỡng để đạt được hiệu quả cao nhất.

Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức hội thảo hội nghị, hãy liên hệ với AzEvent Việt Nam để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất. Chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho bạn một sự kiện thành công và ấn tượng.

Như vậy, quy trình tổ chức hội nghị hội thảo bao gồm 9 bước chính từ khâu lập đề xuất cho đến kết thúc và đánh giá hội nghị. Để đảm bảo hội nghị thành công tốt đẹp, công tác chuẩn bị chu đáo về mọi mặt là vô cùng quan trọng. Tổ chức chuyên nghiệp AzEvent Việt Nam sẽ là người cố vấn đắc lực, giúp giảm gánh nặng cho doanh nghiệp trong việc tổ chức một hội nghị như ý muốn.