Chi phí trong sự kiện là điều mà tất cả các đơn vị tổ chức đều rất quan tâm. Trong các buổi đấu thầu, chi phí đưa ra càng thấp thì bạn lại càng có lợi và khả năng trúng thầu càng cao. Vậy làm thế nào để tiết kiện cho phí khi tổ chức sự kiện? Dưới đây là một số giải pháp giúp bạn làm được điều này:

1. Xây dựng kế hoạch hoàn chỉnh theo những nhu cầu của khách hàng:

Việc này để hạn chế những thay đổi và phát sinh trong quá trình thi công trên thực tế. Kế hoạch cũng nên đưa ra các khoản thu chi cần thiết như: chi phí thuê địa điểm, chi phí thuê nhân sự, chi phí cho trang thiết bị… Sau khi đã có bản kế hoạch, bạn thử cân đối lại xem hạnh mục nào không thực sự cần thiết và có thể lược đi hay không.

2. Xây dựng thực đơn hợp lý:

Với các sự kiện tầm trung, bạn có thể cắt giảm bớt những đồ ăn, đồ uống mang tính cao cấp để tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, bạn nên xây dựng một thực đơn với số lượng phù hợp với số người tham dự để thức ăn không bị bỏ đi lãng phí.

3. Quản lí sự kiện luôn theo sát những diễn biến diễn ra:

Điều này không chỉ giúp tiến độ chuẩn bị sự kiện diễn ra theo đúng tiến độ mà còn giúp bạn hạn chế được các chi phí phát sinh không đáng có. Tuy nhiên, để có thể hoàn thành vai trò này, người quản lí phải thực sự thấu hiểu quy trình xây dựng một event, đồng thời người đó cũng cần một nhân cách trung thực và có tâm.

4. Tổ chức sự kiện theo đúng tiến độ:

Ngoài chức năng là tiết kiệm chi phí, việc xây dựng sự kiện theo đúng tiến độ còn giúp các agency thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình. Sở dĩ việc làm theo đúng tiến độ có thể tiết kiệm chi phí là do bạn cắt giảm được ngày công thợ, giảm thiểu rủi ro, giảm ngày thuê trang thiết bị…

5. Xây dựng đội ngũ cộng tác viên:

Mỗi đơn vị acency đều nên xây dựng cho mình các đội ngũ cộng tác viên thân thiết. Họ có thể giúp bạn rất nhiều mỗi khi có sự kiện cần nhiều nhân lực. Với phương pháp này, bạn còn tạo thêm công ăn việc làm cho nhiều bạn trẻ, nhất là các bạn sinh viên. Bên cạnh đó, bạn cũng tiết kiệm thêm một phần kinh phí đáng kể cho sự kiện của mình.

6. Tìm kiếm nhà tài trợ:

Một phương án cho các công ty tổ chức sự kiện mà ban tổ chức không có nhiều ngân sách đó là tìm kiếm đơn vị tài trợ. Bạn có thể giúp họ quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình, còn họ sẽ tài trợ đồ ăn, nước uống, kinh phí cho sự kiện của bạn chẳng hạn. Với phương án này, bạn sẽ không còn lo lắng về một số khoản phải chi mà vấn đảm bảo được chất lượng event tổ chức.