Đối với các sự kiện tổ chức cả ngày thì việc đãi khách vào bữa trưa là việc làm cần thiết. Bữa trưa có thể tổ chức tại khách sạn, tại phòng nghỉ hoặc ngay tại phòng sự kiện. Tuy nhiên, nếu buổi sáng và buổi tối cũng có phục vụ ăn uống thì công ty tổ chức sự kiện nên chia mỗi bữa một hình thức khác nhau để tránh cảm giác nhàm chán.

Thực đơn cho buổi trưa không cần quá cầu kì nhưng nên được chế biến ngon miệng và trình bày đẹp mắt. Nếu bạn đặt nhà hàng hoặc khách sạn thì phải thông báo cho họ thời gian kết thúc sự kiện để học có thể mang thức ăn lên kịp thời. Bạn cũng nên dặn dò trước những người phục vụ về đồ uống được phép sử dụng. Đối với những sự kiện diễn ra tiếp vào buổi chiều thì nên quán triệt trước về việc không phục vụ rượu bia. Điều này giúp cho các khách mời đủ tỉnh táo để tham gia các hoạt động kế tiếp.

Nếu bạn lựa chọn bữa ăn buffet ngoài trời thì cũng nên chuẩn bị trước về những sự cố có thể gặp phải do thời tiết xấu. Nếu tác động không quá lớn thì bạn vẫn phải đảm bảo để sự kiện diễn ra bình thường. Nhằm tổ chức các bữa ăn tốt hơn, bạn có thể phát các phiếu thăm dò để chuẩn bị suất ăn cho hợp lí. Phiếu khảo sát sẽ cho bạn biết có bao nhiêu người ăn chay, bao nhiêu người dị ứng với hải sản, bao nhiêu người ăn kiêng… Từ đó giúp bạn xây dựng thực đơn được hợp lý.  Nếu bạn phục vụ nhiều bữa ăn trong một sự kiện thì các món ăn nên xây dựng đa dạng và tránh trùng lặp.

Giờ ăn trưa cũng không nên quá dài. Bạn chỉ nên sắp xếp trong khoảng từ 1 tiếng đến tiếng rưỡi để khách mời còn có thời gian nghỉ ngơi và chuẩn bị chương trình trong buổi chiều. Tuy vậy, khâu chuẩn bị, đón tiếp và phục vụ vẫn phải thật chu đáo để tạo ấn tượng tốt đối với các vị khách.

Một điều hết sức quan trọng nhưng rất hay bị ban tổ chức chương trình lãng quên đó chính là vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Đây là vấn đề không chỉ ảnh hưởng đến danh dự của ban tổ chức mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của các khách mời. Trong thực tế, cũng đã có rát nhiều trường hợp đáng tiếc xảy ra vì ngộ độc thực phẩm. Vì vậy, khi làm việc với các bếp ăn, bạn phải ghi rõ ràng các yêu cầu, tiêu chí để mang lại một bữa ăn sạch phục vụ cho thực khách.

Với những lưu ý trên, hi vọng bạn sẽ xây dựng được những bữa tiệc thật ngon-bổ-an toàn. Chúc bạn luôn thành công trong công tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.