Sự kiện ngoài trời có nhiều ưu điểm như: không gian rộng, mát mẻ, thoáng đãng. Tuy nhiên, song song với điều đó thì hình thức tổ chức này cũng tồn tại nhiều rủi ro khiến ban tổ chức phải đau đầu tìm cách giải quyết.

Phải thiết kế bãi gửi xe cơ động:

Nếu bạn sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trong các nhà hàng, khách sạn, resort thì không cần phải lo lắng đến bãi gửi xe vì thường thì tất cả các địa điểm kể trên đã đồng bộ về cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên, khi bạn tự tổ chức sự kiện ngoài trời như bãi biển, một khu vui chơi nào đó, triền núi… thì bắt buộc bạn phải thiết kế bãi đổ xe và bố trí nhân viên trông coi. Bạn cũng nên tính đến việc ùn tắc giao thông khi có cùng lúc nhiều phương tiện cùng đổ về một hướng, nhất là đối với sự kiện có quy mô hàng nghìn người. Vì vậy, nếu cần thiết, bạn còn phải bố trí nhân sự phân làn đường tại những nút giao thông cao điểm.

Gặp thời tiết xấu:

Trong những rủi ro thì rủi ro về thời tiết mang nhiều bất lợi nhất vì rất khó khắc phục và không diễn ra theo lỗi chủ quan của con người. Nhiều trường hợp thời tiết quá xấu khiến bạn phải hủy sự kiện làm tốn rất nhiều công sức và tiền bạc của ban tổ chức. Để hạn chế điều này thì cách duy nhất là theo dõi dự báo thời tiết và đưa ra các phương án dự phòng nhằm khắc phục trong trường hợp chỉ ảnh hưởng nhỏ.

Khó khăn hơn để đảm bảo an ninh:

Sự kiện tổ chức trong không gian kín như trong nhà thì việc kiểm soát an ninh tại khu vực này khá đơn giản. Bạn chỉ cần có người đứng chốt ở cửa ra vào là đã có thể kiểm soát được tình hình bên trong. Nhưng nếu sự kiện tổ chức ngoài trời thì lại khác, không gian đó là không gian mở nên ngoài việc phải bố trí thêm nhiều nhân viên an ninh thì công tác kiếm soát cũng khó khăn hơn nhiều. Vì vậy, tại những chương trình này rất dễ bị kẻ xấu trà trộn và lợi dụng để trộm cắp tài sản.

Sự cố về kĩ thuật:

Những thiết bị kĩ thuật trong các trung tâm tổ chức sự kiện thường được lắp cố định và có bảo hành định kì nên ít xảy ra sự cố. Khi tổ chức sự kiện ngoài trời thì bắt buộc bạn phải mang theo trang thiết bị cần thiết như: màn hình led, âm thanh, ánh sáng và set-up tại hiện trường. Chỉ cần một sai sót nhỏ về mặt kĩ thuật hay các sự cố âm thanh, ánh sáng thì cũng ảnh hướng rất lớn chất lượng event.

Với những chia sẻ trên đây, hi vọng bạn đã có cho mình một góc nhìn mới khi tổ chức sự kiện ở ngoài trời. Từ đó giúp bạn cân nhắc kĩ lưỡng hơn về việc lựa chọn địa điểm trong công tác tổ chức các chương trình sắp tới.