Tổ chức động thổ là một sự kiện rất quan trọng nên đòi hỏi phải chỉn chu và thấu đáo trong khâu tổ chức. Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, AzEvent xin giới thiệu đến bạn đọc một số kinh nghiệm mà đơn vị đã tích lũy được trong quá trình hoạt động của mình như sau:

Trong tổ chức lễ khởi công, động thổ, phần quan trọng nhất là khâu chuẩn bị và set-up trang thiết bị, phụ kiện. Cụ thể như: chuẩn bị địa điểm, nhà giàn không gian, sân khấu, âm thanh ánh sáng…Nếu trường hợp đơn vị của bạn không có đầy đủ các trang thiết bị kể trên thì bạn nên liên hệ với các nhà thầu phụ uy tín, chuyên nghiệp để được cung cấp. Khi hợp tác, phải có hợp đồng rõ ràng về mức phí, hỗ trợ nhân sự lắp đặt, chất lượng sản phẩm…để tránh rắc rối về sau.

Địa điểm tổ chức lễ khởi công, động thổ là ngay tại nơi sẽ xây dựng công trình. Vì vậy, trước khi tổ chức, bạn nên đi khảo sát địa điểm và chọn vị trí tổ chức cho phù hợp. Nếu cần thiết, có thể xử lí mắt bằng trước để khu vực tổ chức có được sự thẩm mỹ cần thiết. Khi tiến hành set-up, bạn cũng nên phân ra rõ ràng khu vực làm bãi đậu xe, khu vực bố trí sân khấu, bàn ghế, tiệc ăn nhẹ…Các thiết bị bổ trợ như nhà vệ sinh công cộng, máy phát điện cũng nên chuẩn bị đầy đủ.

Khi tổ chức sự kiện, bạn cũng nên tính toán đến các rủi ro có thể gặp phải. Nhiều chủ đầu tư coi mưa là điều may mắn, tuy nhiên, với đơn vị tổ chức sự kiện thì đó lại là một rủi ro. Vì vậy, trong quá trình xử lý tình huống cũng cần khéo léo để sự kiện vừa có thể diễn ra tốt đẹp vừa có thể không mất lòng gia chủ.

Những nghi thức không thể thiếu và phải chuẩn bị chu đáo trong lễ khởi công, động thổ gồm có: nghi thức xúc đất, bấm cói, thả bóng bay,… Những nghi thức này cũng cần tuân thao những quy định về phong thủy, hoặc phong tục trong văn hoá người Việt. Ví dụ như số lượng khách mời lên thực hiện nghi thức thì các đơn vị thường kị chọn con số 4 hoặc 7. Nếu gia chủ có nhu cầu mời thầy cúng, hoặc thầy địa lý thì cũng nên sắp xếp cho đáo để vừa lòng khách hàng.

Nhìn chung, để tạo được thành công, các đơn vị tổ chức sự kiện nên lắng nghe tâm tự, nguyên vọng của các khách mời để sắp xếp cho phù hợp. Nếu gặp các khó khăn trong quá trình làm việc, bạn cũng nên trao đổi thẳng thắn để được hỗ trợ, đổi phương án hoặc cảm thông. Tránh trường hợp tự mình thực hiện theo ý riêng và ý kiến đó lại không được khách hàng thông qua.

Tổ chức sự kiện cũng là một nghệ thuật, và quan trọng nhất là nghệ thuật làm việc với khách hàng. Mong rằng với kinh nghiệm kể trên, các đơn vị và cá nhân sẽ có thêm những kinh nghiệm để thực hiện tốt hơn công việc mà mình đảm nhận.