Tiệc tất niên là sự kiện thường niên được nhiều công ty tổ chức vào dịp cuối năm. Đây là dịp để ban lãnh đạo công ty ghi nhận những đóng góp và thành tích của CBNV trong năm qua, đồng thời cũng là dịp để mọi người cùng vui chơi, thư giãn sau một năm làm việc căng thẳng.

Tổ chức thành công tiệc tất niên sẽ giúp nâng cao tinh thần đoàn kết nội bộ, củng cố mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên. Để tiệc tất niên thực sự ý nghĩa, Ban tổ chức cần lên kế hoạch cụ thể và chu đáo cho từng khâu. Dưới đây là một số gợi ý cho việc tổ chức tiệc tất niên công ty thành công:

I. Ý nghĩa của tiệc Tất niên

Tiệc tất niên mang nhiều ý nghĩa quan trọng, là sự kiện không thể thiếu được trong công ty:

• Là dịp để Ban lãnh đạo ghi nhận, biểu dương và khen thưởng cho những cống hiến, thành tích của CBCNV trong năm qua. Điều này sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc, tăng sự gắn kết với công ty của mọi người.
• Là dịp để mọi người cùng chia sẻ, học hỏi lẫn nhau, củng cố tinh thần đoàn kết tại nơi làm việc.
• Là dịp để mọi người thư giãn, vui chơi sau 1 năm làm việc vất vả. Điều này giúp cân bằng cuộc sống, tăng hiệu suất làm việc.
• Là cơ hội để giới thiệu, quảng bá doanh nghiệp của mình với các đối tác, khách hàng, giúp tăng uy tín và thương hiệu công ty

Trên đây là một số ý nghĩa cốt lõi của tiệc Tất niên mà bất cứ công ty nào cũng cần tổ chức trong dịp cuối năm.

II. Các bước lên Kế hoạch cho tiệc Tất niên

1. Xác định mục tiêu và ngân sách

Trước khi bắt tay vào tổ chức tiệc tất niên, ban tổ chức cần xác định rõ mục tiêu cũng như ngân sách dự kiến cho sự kiện này.

Để tiệc tất niên ý nghĩa và hiệu quả, ban tổ chức cần trả lời được một số câu hỏi như:

• Đối tượng khách mời là ai?
• Quy mô như thế nào (địa điểm, số lượng khách,…).
• Muốn gửi gắm thông điệp gì tới CBCNV/ khách mời…

Sau đó xác định rõ mục tiêu (vd: thúc đẩy tinh thần làm việc, tạo sân chơi thư giãn, gắn kết mọi người…)

• Xác định rõ mục tiêu của tiệc tất niên để có kế hoạch phù hợp.

2. Xác định ngân sách phù hợp với mục tiêu và quy mô của tiệc

Sau khi xác định rõ mục tiêu và quy mô tiệc thì việc ước tính kinh phí cũng dễ dàng hơn. Các khoản chi phí cơ bản để tổ chức tiệc tất niên gồm:

• Chi phí thuê địa điểm (có thể tại khách sạn hoặc hội trường).
• Chi phí phục vụ ăn uống, văn nghệ.
• Chi phí trang trí sân khấu, âm thanh ánh sáng.
• Chi phí in ấn tài liệu, phông bạt, poster…
• Chi phí xây dựng kịch bản, dàn dựng chương trình…
• Chi phí thuê MC dẫn chương trình…

Ngoài việc xác định ngân sách dự kiến, ban tổ chức cũng nên xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng nội dung cụ thể. Điều này sẽ giúp dễ dàng kiểm soát chi phí, tránh vượt quá dự toán đặt ra.

3. Chọn chủ đề và địa điểm tổ chức

Chủ đề, ý tưởng cho tiệc tất niên cần được lựa chọn cẩn thận, phù hợp với đặc trưng và mục tiêu của công ty.

Một số gợi ý chủ đề cho tiệc tất niên như:

• Chủ đề thiên nhiên, truyền thống (Gắn với chiến thắng, thành tựu của công ty trong năm).
• Chủ đề âm nhạc, sân khấu (Phù hợp để tổ chức các tiết mục văn nghệ).
• Chủ đề hướng về cộng đồng (Thể hiện tinh thần trách nhiệm với xã hội).

Ngoài ra, địa điểm tổ chức cũng hết sức quan trọng. Địa điểm cần đáp ứng đủ các yêu cầu về sức chứa, âm thanh, ánh sáng, không gian phục vụ ăn uống…Một số địa điểm có thể lựa chọn như khách sạn, hội trường, trung tâm hội nghị hay nhà hàng sang trọng.

III. Kế hoạch chi tiết

Sau khi xác định ý tưởng, chủ đề và địa điểm cho sự kiện, ban tổ chức cần lên kế hoạch chi tiết cho các khâu then chốt.

1. Lên kế hoạch cho chương trình

Kế hoạch chương trình, kịch bản là yếu tố tiên quyết quyết định thành công hay không của một tiệc tất niên. Một số nội dung then chốt cần được lên kế hoạch cụ thể:

• Xác định màn mở đầu cho chương trình (dạo đề, video giới thiệu…)
• Các phần khen thưởng, trao thưởng cho cá nhân và tập thể.
• Các tiết mục văn nghệ, trò chơi dành cho CBCNV.
• Phần phát biểu của Ban lãnh đạo công ty.
• Bốc thăm may mắn cuối cùng.

Ngoài nội dung, cần phân công rõ vai trò của từng thành viên trong Ban tổ chức cũng như lên danh sách cụ thể người tham gia các tiết mục. Điều này giúp mọi thứ được diễn ra trôi chảy, không bị gián đoạn.

2. Lên danh sách khách mời và gửi lời mời

Danh sách khách mời là một việc quan trọng cần được hoàn thành sớm. Ngoài CBCNV và Ban lãnh đạo công ty, nên mời thêm đại diện các bộ phận, công ty thành viên, đối tác hợp tác.

Thư mời cũng cần được thiết kế chỉn chu, trang trọng theo chủ đề chung của tiệc. Gửi thư mời kèm lời chúc mừng năm mới sẽ giúp khách mời cảm thấy được trân trọng.

3. Kiểm soát và tổ chức tiệc theo kế hoạch

Trước ngày diễn ra, cần kiểm tra không gian tổ chức, âm thanh ánh sáng, công tác lên sân khấu. Kiểm tra lại từng chi tiết nhỏ để chắc chắn mọi thứ hoàn hảo nhất.

Trong ngày diễn ra sự kiện, ban tổ chức cần bố trí nhân viên hướng dẫn, đón tiếp khách phù hợp. Đồng thời theo sát diễn biến chương trình, sẵn sàng xử lý nếu có vấn đề phát sinh.

IV. Thực hiện tiệc Tất niên

1. Triển khai chương trình theo kế hoạch đã lên

Trong ngày diễn ra sự kiện, mọi thứ cần được triển khai đúng theo kịch bản, kế hoạch đã được duyệt. Các thành viên ban tổ chức và dàn dựng chương trình cần thực hiện nghiêm túc vai trò đã phân công.

Đặc biệt lưu ý đến thời gian diễn ra của từng tiết mục để đảm bảo chương trình không bị cắt xén hay kéo dài.

2. Kiểm soát và điều chỉnh khi cần thiết

Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, Ban tổ chức và các bộ phận hậu cần cần theo sát, kịp thời ứng phó nếu có vấn đề phát sinh.

Chẳng hạn như sự cố điện, âm thanh, vấn đề về đồ ăn thức uống, sự kiện bất ngờ xảy ra…Cần có phương án dự phòng phù hợp để đảm bảo hiệu quả.

V. Đánh giá và kết luận

Sau khi tiệc tất niên kết thúc, Ban tổ chức cần tiến hành đánh giá công tác triển khai cũng như kết quả đạt được.

Đánh giá các khâu thực hiện

• Đánh giá chất lượng chương trình, sự hài lòng của CBCNV và khách mời.
• Rà soát lại kế hoạch tổ chức và kịch bản, xem xét những điểm còn tồn tại để cải thiện cho năm sau.
• Phân tích hiệu quả đầu tư cho sự kiện, so sánh thực chi với kế hoạch.

Kết luận

Tổ chức thành công tiệc tất niên là điều không hề đơn giản, đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo từ khâu lên ý tưởng cho tới đánh giá kết quả. Các gợi ý, kinh nghiệm trên hy vọng giúp ích cho công tác tổ chức ở các công ty.

AzEvent Việt Nam – Công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Việt Nam luôn sẵn sàng hỗ trợ quý doanh nghiệp thực hiện tiệc tất niên ý nghĩa, đáng nhớ.