Tổ chức hội nghị, hội thảo là những hoạt động quen thuộc với nhiều người, đặc biệt là những người hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Các hội nghị, hội thảo thường mang tính trang trọng cao, đòi hỏi phải được chuẩn bị chu đáo. Vì vậy, nhiều đơn vị đã tìm đến các đơn vị tổ chức hội nghị, sự kiện chuyên nghiệp để hợp tác. Tuy nhiên, trong số các đơn vị này, đơn vị nào mới cung cấp chất lượng tốt nhất với mức giá phải chăng? Cùng tìm hiểu về AzEvent Việt Nam nhé!

Tổng quan về tổ chức hội nghị

Hội thảo, hội nghị là sự kiện của doanh nghiệp hoặc tổ chức, tập thể nhằm mục đích thảo luận về một vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng; chia sẻ kiến thức chuyên môn. Đây còn là cơ hội để các đơn vị gặp gỡ, trao đổi, giúp gắn kết mối quan hệ và quảng bá hình ảnh.

Các hội nghị, hội thảo có nhiều hình thức khác nhau, như:

Hội thảo khoa học

• Hội thảo khoa học nhằm thảo luận, công bố các kết quả nghiên cứu.
• Các chuyên gia, diễn giả trình bày vấn đề và thảo luận với người cùng ngành.
• Không nhằm mục đích quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.

Workshop

• Mục đích chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực cụ thể như marketing, tài chính…
• Thường có quy mô 10 – 20 người.

Hội thảo du học

• Giải đáp thắc mắc của người tham gia về du học.
• Ngoài mục đích chia sẻ thông tin, còn có mục đích tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Hội nghị Nhà nước

• Diễn ra cố định vào một số ngày trong năm hoặc tùy mục đích.
• Có tính chất trang trọng tuyệt đối, cần chuẩn bị cẩn thận từ nhiều tháng trước.

Tập huấn

• Tương tự workshop nhưng có quy mô lớn hơn.
• Nhằm nâng cao kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên.
• Thường diễn ra trong nội bộ công ty, tổ chức.

Hội thảo chuyên đề – chuyên môn

• Thảo luận xoay quanh một chủ đề chính với một diễn giả.
• Bàn luận về vấn đề liên quan tới thực tiễn công việc, cơ sở lý luận.

Hội nghị khách hàng

• Được doanh nghiệp tổ chức thường niên.
• Nhằm duy trì và phát triển quan hệ với khách hàng.

Như vậy, các hình thức hội nghị, hội thảo khá đa dạng, phụ thuộc vào mục đích của từng đơn vị tổ chức.

6 bước quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo thành công

Bước 1: Xác định chủ đề chính

Xác định rõ chủ đề, nội dung, mục đích của hội nghị. Chủ đề cần hấp dẫn, thu hút người nghe để họ chủ động tham gia.

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức khái quát

• Xác định thời gian, địa điểm phù hợp.
• Ước tính kinh phí, nhân sự cần thiết.
• Lựa chọn hình thức tổ chức online/offline, số lượng người tham dự.

Bước 3: Chuẩn bị chi tiết cho hội nghị, hội thảo

• Lựa chọn diễn giả, báo cáo viên phù hợp.
• Chuẩn bị cơ sở vật chất (hội trường, âm thanh, ánh sáng…).
• Chuẩn bị tài liệu cho hội thảo như tờ rơi, tài liệu nội bộ…
• Báo cáo viên ôn tập nội dung báo cáo.

Bước 4: Tiến hành tổ chức

• Đón tiếp khách mời.
• Giới thiệu chương trình, giới thiệu báo cáo viên. Đưa ra những lưu ý cho hội thảo.
• Các báo cáo viên lần lượt trình bày nội dung.
• Dành thời gian cho câu hỏi, thảo luận, đối thoại giữa khách mời và ban tổ chức.

Bước 5: Kết thúc chương trình

• Đưa ra kết luận cho hội nghị.
• Báo cáo viên cảm ơn và chào tạm biệt khách tham dự.
• Ban tổ chức tiễn đưa khách ra về.

Bước 6: Xử lý thông tin sau hội nghị

• Thu thập thông tin phản hồi từ khách tham dự.
• Đánh giá hiệu quả của hội nghị, rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
• Xử lý hậu cần, dọn dẹp, thanh toán chi phí.
• Lưu trữ thông tin, hình ảnh, video buổi hội nghị.

Trên đây là 6 bước để tổ chức thành công một hội nghị, hội thảo. Các bước cần được thực hiện một cách cẩn thận, tỉ mỉ.

AzEvent Việt Nam – Công ty tổ chức sự kiện, hội nghị & hội thảo chuyên nghiệp

AzEvent Việt Nam là đơn vị đầu ngành trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị. Được thành lập năm 2012 và hoạt động chính thức từ năm 2015, AzEvent Việt Nam tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện đạt nhiều giải thưởng uy tín.

Ưu điểm của AzEvent Việt Nam

• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
• Tổ chức hàng trăm sự kiện cho các đơn vị trong và ngoài nước.
• Am hiểu nhu cầu của khách hàng, đáp ứng linh hoạt mọi yêu cầu.
• Có mối quan hệ tốt với các khách hàng, đối tác truyền thông.
• Chất lượng dịch vụ tốt, giá cả cạnh tranh.

Dịch vụ cung cấp

AzEvent Việt Nam cung cấp đầy đủ các dịch vụ sau:

• Tư vấn lên ý tưởng, kịch bản cho chương trình.
• Thiết kế sân khấu, backdrop sự kiện độc đáo.
• Cung cấp trang thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại.
• Tổ chức hội nghị trực tuyến (webinar).
• Chụp hình, quay video chuyên nghiệp.
• In ấn backdrop, tờ rơi, tài liệu…
• MC dẫn chương trình chuyên nghiệp.
• Vé máy bay, khách sạn, đón tiễn sân bay…

Như vậy, với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, AzEvent Việt Nam đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng trong tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo. Đây chắc chắn là sự lựa chọn hoàn hảo nhất dành cho các đơn vị muốn tổ chức hội nghị, sự kiện chuyên nghiệp với chi phí hợp lý.

Kết luận

Tổ chức hội nghị, hội thảo là nhu cầu thiết yếu của nhiều đơn vị. Tuy nhiên, việc này không hề đơn giản, đòi hỏi phải có kế hoạch cụ thể và được thực hiện bởi đội ngũ chuyên nghiệp. AzEvent Việt Nam với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho các đơn vị có nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo. Hi vọng thông qua bài viết, bạn đọc có thể nắm rõ hơn về dịch vụ tổ chức hội nghị đẳng cấp quốc tế của AzEvent Việt Nam.