Tổ chức sự kiện sinh nhật công ty rất quan trọng vì đây là dấu mốc đánh dấu bước phát triển mới của đơn vị. Đặc biệt, là những mốc thời gian quan trọng như 15 năm, 20 năm hay 25 năm. Ngoài ra, chương trình này còn là dịp để các thành viên trong công ty thể hiện tinh thần đoàn kết và gắn bó. Vậy, sinh nhật công ty thì cần chuẩn bị những gì trong khâu tổ chức? Mời các bạn cùng theo dõi dưới bài viết sau

Tổ chức sinh nhật công ty cần chuẩn bị những gì

Sinh nhật công ty là sự kiện mỗi năm mới có một lần. Vì vậy, các doanh nghiệp rất chú trọng về công tác chuẩn bị cũng như tổ chức.

1. Về kinh phí

Dự trù về kinh phí là bước đầu tiên khi tổ chức bất kì sự kiện nào, bao gồm cả sự kiện về sinh nhật công ty. Sau đó, bạn tiến hành lên kế hoạch về địa điểm tổ chức, thực đơn, khách mời… sao cho phù hợp nhất. Việc ước tính chi phí ban đầu cũng giúp bạn chủ động và không mất quá nhiều công sức để cân đối đi, cân đối lại nhiều lần.

Khi đã được giao một con số cụ thể, bạn cũng đừng nên chi tiêu hết số tiền đã nhận được. Vì nhiều phát sinh còn có thể xảy ra trong tổ chức sự kiện mà bạn chưa thể lường trước. Vì vậy, bạn phải để tiền cho những trường hợp này. Khi xây dựng xong bản kế hoạch, bạn cũng nên trình lên cấp trên và xin ý kiến chỉ đạo cụ thể rồi mới bắt tay vào thực hiện.

2. Về khách mời tham dự

Khách mời không thể thiếu trong tiệc sinh nhật công ty là ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên đang công tác tại doanh nghiệp. Bạn cũng có thể mời thêm những đối tác và khách hàng để quảng bá thêm về văn hóa của đơn vị mình. Ngoài ra, nếu công ty mở rộng quy mô thì có thể mời thêm người thân của nhân viên đến chung vui. Tuy nhiên, bạn nên yêu cầu họ xác nhận và chốt danh sách tham dự sớm để ban tổ chức lên kế hoạch đặt tiệc cũng như đón tiếp được chu đáo nhất.

3. Địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức sinh nhật công ty nên bố trí tại nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm tổ chức sự kiện. Điều quan trọng là không gian địa điểm đó phải lịch sự, sang trọng và đáp ứng đủ nhu cầu của khách mời.

Nếu không ngại di chuyển xa, bạn có thể thuê các resort ở ngoại ô thành phố để tổ chức sự kiện này. Với phương án này, bạn có thể tổ chức những hoạt động teambuilding song song để không khí thêm phần vui vẻ và thoải mái.

Những lưu ý khi tổ chức sinh nhật công ty

Tổ chức thành công một sự kiện không phải là đơn giản, và đối với sự kiện quan trọng như sinh nhật công ty thì lại đòi hỏi bạn phải nghiêm túc và cẩn trọng hơn nữa. Dưới đây là một số lưu ý giúp bạn tổ chức tốt hơn chương trình này.

1. Học hỏi kinh nghiệm của những người có chuyên môn

Nếu bạn là một “lính mới” trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì bạn nên học hỏi kinh nghiệm tổ chức sinh nhật công ty của những người đi trước. Việc học hỏi không chỉ giúp bạn có thêm kinh nghiệm tổ chức sự kiện này mà còn là hành trang cho bạn đi tiếp trên con đường nghề nghiệp sau này.

Đó có thể là những người đồng nghiệp cùng công ty, những người bạn làm cùng nghề mà bạn quen biết, bạn học của bạn hoặc thậm chí là bạn trên mạng. Hãy trao đổi những khó khăn với họ bằng thái độ cầu thị để nhận được những bài học quý giá nhất. Bạn thậm chí sẽ học được những điều bổ ích khi nghe họ chia sẻ về những thất bại trong quá trình làm nghề mà họ đã từng trải qua.

2. Lên danh sách việc cần làm cụ thể

Với những người mới vào nghề hay đã làm lâu năm thì đều cần lên kế hoạch công việc cụ thể trước khi bắt tay vào thực hiện event. Thậm chí bạn còn phải tính toán nhiều lần để không bỏ sót bất kì công việc nào. Chỉ cần một chút sơ sẩy là có thể ảnh hưởng đến chất lượng toàn bộ sự kiện của bạn.

Chẳng hạn như trong tiệc sinh nhật công ty cần có những tiết mục gì, thuê ai biểu diễn cũng phải tính trước kĩ càng. Thậm chí bạn cần phải duyệt trước để biết được chất lượng cụ thể của tiết mục đó ra sao. Tránh việc bạn yêu cầu ca sỹ hạng A nổi tiếng nhưng khi ca sỹ đến nơi thì chỉ trùng tên mà không cùng khuôn mặt.

3. Sắp xếp nhân sự hợp lý

Bạn không thể tự mình tổ chức được toàn bộ sự kiện mà cần cả một ekip đông đảo kèm theo. Để tránh việc người làm việc tất bật, người lại ngồi chơi thì bạn cần lên danh sách công việc và phân công chi tiết cho từng người. Điều này giúp bạn kiểm soát được tiến độ công việc tốt nhất. Mọi việc nên quy về một mối để dễ kiểm soát, tránh người này lại nghĩ người kia đã làm mà dẫn đến công việc bị bỏ trống.

Đơn vị tổ chức sự kiện sinh nhật công ty chất lượng

Nếu bạn không đủ tự tin sẽ tổ chức thành công chương trình này thì hãy nghĩ ngay đến việc thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như AzEvent. Bạn đừng vội nghĩ việc đi thuê sẽ tốn kém hơn, vì trên thực tế, việc tổ chức trọn gói còn tiết kiệm hơn rất nhiều.

1. Về nhân sự

Công ty tổ chức sự kiện luôn xây dựng cho mình đội ngũ nhân viên hết sức chuyên nghiệp và thạo việc. Ngoài việc tích lũy kinh nghiệm từ thực tế, họ còn được đào tạo bài bản qua trường lớp và tham gia nhiều khóa học nâng cao kĩ năng. Do vậy, bạn có thể hoàn toàn yên tâm khi giao những sự kiện quan trọng cho họ tổ chức.

Ngoài ra, sô lượng về nhân sự của các công ty tổ chức sự kiện cũng rất linh động do họ sở hữu đội ngũ cộng tác viên đông đảo. Đây rõ ràng là một lợi thế lớn so với việc bạn tự đứng ra tổ chức chương trình cho công ty mình.

2. Về cơ sở vật chất

Đa số các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đều tự mua sắm cho mình các trang thiết bị cần thiết để phục vụ công việc. Vì vậy, dù bạn tổ chức sự kiện trong nhà hay ngoài trời và cần set-up những đồ chuyên dụng như: nhà bạt không gian, màn hình led, hệ thống âm thanh, ánh sáng… thì họ đều có thể đáp ứng một cách dễ dàng. Với việc thuê trọn gói như trên cũng giúp bạn tiết kiệm được chi phí đáng kể.

Trải qua hơn 15 năm hoạt động trong nghề, Công ty tổ chức sự kiện AzEvent là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín được đông đảo khách hàng lựa chọn. Phương châm hoạt động của đơn vị là lấy sự hài lòng của khách hàng làm thước đo thành công của doanh nghiệp. Những dịch vụ mà AzEvent cung cấp bao gồm: tổ chức hội nghị hội thảo, tổ chức khai trương- động thổ, tổ chức ngày hội gia đình, tổ chức ra mắt sản phẩm mới… và không thể thiếu là tổ chức sinh nhật công ty. Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ, quý khách vui lòng liên hệ theo địa chỉ dưới đây. AzEvent hân hạnh được phục vụ.