Tổ chức lễ khánh thành là buổi lễ quan trọng, đánh dấu khai trương của một cửa hàng, doanh nghiệp hoặc công trình. Tuy nhiên, để tổ chức buổi lễ này cách thành công và hoàn hảo lại không hề đơn giản. Nếu bạn đang quan tâm đến cách tổ chức khánh thành thì đừng bỏ qua bài viết này của Công ty tổ chức sự kiện AzEvent nhé!

1. Tổ chức lễ khánh thành là gì?

Lễ khánh thành là một sự kiện quan trọng và đòi hỏi sự trang trọng trong các nội dung chương trình. Đây là buổi lễ đánh dấu sự hoàn thành của một công trình, cơ sở hạ tầng và thường được tổ chức bởi các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước. Sự kiện khánh thành cũng là dịp để tôn vinh những đóng góp của các bên liên quan để hoàn thành dự án.

Lễ khánh thành công trình được tổ chức để công bố về sự hoàn thành của dự án, giao nhận công trình và tôn vinh những cá nhân đã tham gia vào quá trình này. Đây cũng là cơ hội để các bên liên quan gặp gỡ, tiếp xúc và giao lưu với nhau.

Chương trình tổ chức lễ khánh thành sẽ có các hoạt động như cắt băng khánh thành, chương trình nghệ thuật, lễ tạ ơn, tiệc liên hoan,… Các hoạt động này đều được chuẩn bị và kiểm duyệt kỹ lưỡng để đảm bảo mang đến thành công và sự trang trọng cho buổi lễ.

2. Tầm quan trọng của lễ khánh thành

Như vậy, nội dung trên đã khẳng định rằng tổ chức khánh thành có một vai trò và ý nghĩa rất quan trọng. Tuy nhiên, ít ai có thể lý giải mức độ quan trọng của sự kiện này. Vì thế, nếu bạn cũng đang băn khoăn về vấn đề trên thì tham khảo ngay nội dung sau đây nhé!

2.1 Ý nghĩa 

Thực tế, việc tổ chức lễ khánh thành có ý nghĩa trong cả hai khía cạnh là truyền thông và mặt tinh thần. Nội dung cụ thể về hai khía cạnh này như sau:

• Về khía cạnh truyền thông:

Sự kiện khánh thành giống là dịp để các bên liên quan chúc mừng khi công trình bắt đầu hoạt động. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để các doanh nghiệp PR, quảng bá công trình với báo chí, truyền thông, đối tác, khách hàng,… để tiếp cận nhiều đối tượng tiềm năng hơn. Bởi thế, hoạt động này có ý nghĩa to lớn trong chiến dịch truyền thông của doanh nghiệp.

• Về khía cạnh tinh thần:

Lễ khánh thành công trình là thời khắc đánh dấu sự chính thức hoạt động của một công trình, doanh nghiệp. Bởi thế, đây không chỉ đơn thuần là một sự kiện mà còn ẩn chứa niềm hân hoan, hứng khởi của những người liên quan. Lúc này, việc tổ chức lễ khai trương khánh thành thành công đại diện cho khởi đầu may mắn, khởi sắc và tương lai ngày càng phát triển.

2.2 Vai trò 

Lễ khánh thành công ty sở hữu nhiều vai trò quan trọng trong đời sống xã hội. Tuy nhiên, nội dung dưới đây chỉ đề cập đến hai vai trò lớn, nổi bật của sự kiện là trong tâm linh và kinh doanh.

• Về mặt tâm linh:

Ngoài nội dung thường thấy trong các sự kiện của doanh nghiệp, kịch bản khánh thành còn bao gồm một số nghi thức về tâm linh. Bởi thế, buổi lễ này sẽ mang đến sự an tâm cho chủ đầu tư về một tương lai thuận lợi, buôn may bán đắt. Thực tế, sự kiện này từ lâu đã trở thành một nét truyền thống, được hầu hết các doanh nghiệp lớn nhỏ áp dụng.

• Trong kinh doanh:

Việc tổ chức lễ khánh thành thường diễn ra trên quy mô lớn, tạo nên hiệu ứng truyền thông trong khu vực và vùng lân cận cho doanh nghiệp. Nhờ thế, hình ảnh, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp sẽ được quảng bá gần hơn với công chúng. Đây sẽ là cơ hội để công ty xây dựng mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp, lâu dài và tạo lòng tin với đối tượng tiềm năng.

3. Quy trình tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp

Để tổ chức sự kiện khánh thành thành công trên quy mô lớn, bạn có thể tham khảo quy trình chuyên nghiệp, được các công ty tổ chức lễ khánh thành áp dụng phổ biến dưới đây.

3.1 Lên kế hoạch tổ chức lễ khánh thành

Việc đầu tiên bạn cần làm là lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành. Bạn phải lên ý tưởng, viết kịch bản, nội dung cho buổi lễ. Lúc này, bạn cần đảm bảo rằng ý tưởng của bạn đủ hấp dẫn, độc đáo để thu hút sự quan tâm của mọi người. Cụ thể, dưới đây là một số hạng mục bạn không thể bỏ qua.

• Lựa chọn địa điểm tổ chức:Địa điểm được chọn phải phù hợp với quy mô của buổi lễ, thường là nơi hoàn thành công trình. Ngoài ra, bạn nên chọn địa điểm có bãi đỗ xe, lối đi thuận tiện,…
• Lên kế hoạch các hạng mục:Doanh nghiệp có thể tự thực hiện nếu có sẵn nguồn lực hoặc liên hệ với công ty tổ chức sự kiện khánh thành. Tuy nhiên, bạn nên có kế hoạch dự phòng để khắc phục các sự cố về thời tiết, âm thanh, ánh sáng,…
• Nhân sự: Dù tự thực hiện hay thuê ngoài thì bạn cũng nên lựa chọn và phân bổ nhân sự vào các khâu của chương trình.
• Hoạch định ngân sách và lập danh sách chi phí dự kiến cho từng hạng mục.
• Xin giấy phép tổ chức của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Tiến hành tổng duyệt toàn bộ chương trình trước buổi lễ để đảm bảo các hạng mục đều diễn ra suôn sẻ.

3.2 Tiến hành tổ chức lễ khánh thành

Sau khi hoàn thành các bước chuẩn bị theo đúng kế hoạch trên, bạn có thể chính thức tổ chức chương trình lễ khánh thành vào thời gian đã định. Trong quá trình thực hiện, ngoài việc tuân theo kế hoạch, kịch bản thì việc giữ sự trang trọng cho buổi lễ cũng đóng vai trò rất quan trọng cho sự thành công của chương trình.

3.3 Đón khách mời

Bạn cần sắp xếp đội ngũ một cách khéo léo để vừa thể hiện được sự nồng nhiệt, vừa đảm bảo sự tôn trọng, lịch sự, cùng thái độ chuyên nghiệp. Đội ngũ đón tiếp nên có trang phục giống nhau, có thể là áo dài truyền thống có màu trùng với logo của thương hiệu.

Ngoài ra, bạn cũng nên có một nhóm riêng để hỗ trợ khách mời về vị trí gửi xe và cách di chuyển đến chỗ ngồi. Điều này cho thấy sự quan tâm đặc biệt của doanh nghiệp dành cho mỗi vị khách. Đồng thời, đây cũng là yếu tố quan trọng, quyết định ấn tượng ban đầu của khách mời với buổi lễ.

3.4 Văn nghệ mở màn buổi lễ

Khi tổ chức lễ khánh thành, bạn nên chọn những tiết mục mở màn sôi động, tràn đầy năng lượng để thu hút khách mời dưới khán đài. Các tiết mục có tiết tấu êm đềm thường không được khuyến khích vì sẽ gây nhàm chán, mất tập trung.

Ngoài ra, bạn nên đảm bảo rằng trang phục, động tác biểu diễn không bị hớ hênh, gây mất thiện cảm và giảm tính trang trọng của sự kiện.

3.5 Giới thiệu về buổi lễ và các đại biểu tham dự

Sau khi kết thúc phần văn nghệ, MC sẽ giới thiệu sơ lược hoặc phát video về quá trình hình thành của doanh nghiệp. Sau đó, sẽ giới thiệu về các vị đại biểu, khách mời tham dự sự kiện. Cuối cùng, MC sẽ mời chủ doanh nghiệp và các vị khách quý lần lượt lên phát biểu ý kiến, chia sẻ cảm nhận…

Các nội dung trong khâu này phải được đảm bảo về tính chính xác. Bởi mọi sự nhầm lẫn trong chương trình lễ khánh thành đều sẽ khiến doanh nghiệp bị mất điểm. Đặc biệt, việc MC đọc sai tên đại biểu, khách mời là điều tối kỵ.

3.6 Nghi thức cắt băng khánh thành

Cắt băng khánh thành là nghi thức quan trọng nhất trong buổi lễ khánh thành công ty. Nghi thức này cần thể hiện được sự long trọng và hào hùng cho buổi lễ, đại diện cho sự phát triển hùng mạnh của công ty trong tương lai.

Sau khi đội ngũ lễ tân sẽ mang băng khánh thành lên sân khấu, các vị đại biểu sẽ lần lượt di chuyển lên khán đài để cắt băng. Khi băng khánh thành được cắt cũng là thời khắc đánh dấu sự hiện diện của thương hiệu, doanh nghiệp trên thị trường.

3.7 Nghi thức múa Lân – Sư – Rồng cho sự kiện

Nghi thức múa Lân – Sư – Rồng được thêm vào chương trình để nói lên sự hưng thịnh của doanh nghiệp. Vũ điệu nhộn nhịp này đại diện cho lời hứa hẹn về sự huy hoàng, rực rỡ, làm ăn thuận lợi trong tương lai.

3.8 Buổi tiệc nhẹ chiêu đãi

Các doanh nghiệp có thể tổ chức phần teabreak, buffet hay tiệc ăn nhẹ để bày tỏ sự biết ơn, quan tâm đến các vị khách mời, đại biểu tham dự buổi lễ. Đây cũng là cầu nối, là cơ hội để các doanh nghiệp trò chuyện, gắn kết và cùng phát triển bền vững.

3.9 Kết thúc chương trình

Sau bữa tiệc, MC tuyên bố kết thúc lễ khánh thành, các khách mời sẽ chuẩn bị ra về. Lúc này, đội ngũ lễ tân nên đứng sẵn ở cửa để cúi chào, cảm ơn và gửi tặng những món quà nhỏ đến khách mời.

Những món quà này có thể là sản phẩm dùng thử hoặc voucher của doanh nghiệp. Như vậy, doanh nghiệp vừa có được thiện cảm của khách mời, vừa PR sản phẩm một cách khéo léo.

4. Những yếu tố quan trọng để lễ khánh thành được thành công

Ngoài các nội dung chính như ý tưởng, kịch bản lễ khánh thành, các yếu tố sau đây cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên thành công của chương trình.

4.1 Lựa chọn địa điểm

Thông thường, lễ khánh thành sẽ được tổ chức ở nơi nghiệm thu công trình hoặc trụ sở chính, chi nhánh mới khai trương của doanh nghiệp. Trong quá trình tổ chức lễ khánh thành, bạn có thể kèm theo hoạt động roadshow. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý đến giấy phép tổ chức và sắp xếp thời gian hợp lý để khách mời trải nghiệm, tham quan cơ sở.

4.2 Lựa chọn khách mời

Việc lựa chọn khách mời sẽ phụ thuộc vào đặc trưng doanh nghiệp, mục đích, quy mô, ý tưởng của sự kiện. Thông thường, khách mời tham gia lễ khánh thành công ty sẽ là ban lãnh đạo, nhân viên và các đối tác quan trọng. Các sự kiện nghiệm thu công trình, cơ sở vật chất có yếu tố nhà nước sẽ có thêm khách mời là đại diện của cơ quan có liên quan.

4.3 Lên kế hoạch chi ngân sách và kế hoạch chi tiêu

Khi lập danh sách chi tiêu, bạn cần ghi rõ chi phí cho từng hạng mục như chi phí âm thanh, ánh sáng, phục trang, nhân sự, tiệc,… Các hạng mục này phải tuân thủ đúng theo kế hoạch. Ngoài ra, để tránh lãng phí, bạn có thể cắt giảm một số chi phí không cần thiết sau khi có sự đồng ý của lãnh đạo.

5. Tổ chức lễ khánh thành bao gồm những nội dung gì?

Một chương trình lễ khánh thành cơ bản sẽ được xây dựng với các nội dung sau đây:

• Múa lân rồng đón khách và trống mở màn (nếu doanh nghiệp có nhu cầu).
• Đội ngũ tiếp tân với trang phục, tác phong, ứng xử chuyên nghiệp, khéo léo.
• Văn nghệ mở màn sôi động.
• MC chuyên nghiệp, trình độ cao và dày dặn kinh nghiệm.
• Người dẫn chương trình tuyên bố lý do, mục đích tổ chức buổi lễ.
• MC giới thiệu thành phần khách mời, đại biểu tham dự.
• Nghi lễ cắt băng khánh thành.
• Đội ngũ lễ tân tiễn khách, cảm ơn và gửi quà tặng (nếu có).

6. Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện khánh thành 

Để chương trình có được sự thành công, bạn cần lưu ý những vấn đề sau khi tổ chức lễ khánh thành:

6.1 Lên kế hoạch chi tiết

Một kế hoạch chi tiết, rõ ràng sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý và theo dõi tiến trình hoàn thành các hạng mục để tạo nên một lễ khánh thành hoàn hảo. Vì thế, khi lên kế hoạch, bạn cần nêu cụ thể từ việc chọn thời gian, địa điểm đến ý tưởng, các hoạt động trong chương trình.

6.2 Chuẩn bị sự kiện trước ngày diễn ra

Tùy theo quy mô lễ khánh thành, doanh nghiệp nên phân bổ thời gian chuẩn bị hợp lý để có một sự kiện thành công. Thông thường, bạn cần tiến hành công tác chuẩn bị trước khi buổi lễ diễn ra ít nhất một tuần. Đây là khoảng thời gian tối thiểu để bạn có thể sắp xếp các khâu một cách tốt nhất.

6.3 Sử dụng thiết bị âm thanh ánh sáng chất lượng

Dù quy mô sự kiện lớn hay nhỏ thì cơ sở vật chất cũng cần được đảm bảo để có một chương trình chất lượng. Trong đó, việc sử dụng hệ thống ánh sáng, âm thanh chất lượng tốt nên được ưu tiên.

6.4 Chọn đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

Đội ngũ nhân viên là yếu tố quan trọng hàng đầu tạo nên sự thành công của một chương trình. Khi tổ chức lễ khánh thành, bạn nên lựa chọn đội ngũ chuyên nghiệp để buổi lễ được diễn ra suôn sẻ và đảm bảo tính trang trọng cần thiết.

6.5 Tạo không gian trang trọng, tinh tế

Việc tạo ra một không gian khánh thành tranh trọng, tinh tế sẽ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt với khách mời và nâng tầm địa vị của sự kiện, thương hiệu. Bởi thế, dù tự thực hiện hay thuê ngoài dịch vụ tổ chức lễ khánh thành thì bạn cũng không nên bỏ qua yếu tố này.

6.6 Đảm bảo an toàn cho khách mời

Để đảm bảo an toàn cho khách mời, doanh nghiệp cần biết cách sắp xếp vị trí ghế, cửa ra vào và hành lang phù hợp. Điều này cũng giúp các hoạt động trong chương trình diễn ra thuận tiện hơn.

6.7 Chú ý đến thời gian diễn ra chương trình

Thời gian tổ chức lễ khánh thành cũng đóng vai trò rất quan trọng. Bên cạnh việc đảm bảo yếu tố phong thủy để cầu cho tương lai phát đạt, buôn may bán đắt, thì thời điểm được chọn cũng phải phù hợp và thuận tiện cho khách mời và quý đại biểu.

7. Công ty tổ chức sự kiện AzEvent – Công ty tổ chức sự kiện khánh thành chuyên nghiệp

Có thể thấy, việc tổ chức lễ khai trương khánh thành có ý nghĩa, vai trò rất quan trọng và đòi hỏi sự chuyên nghiệp, tỉ mỉ của ban tổ chức. Bởi thế, nếu chưa có kinh nghiệm và nguồn lực để tự tổ chức, bạn hoàn toàn có thể nhờ đến các công ty tổ chức lễ khánh thành. Trong đó, Công ty tổ chức sự kiện AzEvent tự hào là công ty tổ chức khánh thành chuyên nghiệp với mức giá phải chăng và nhiều ưu đãi, khuyến mãi hấp dẫn cho khách hàng.

Trên đây là toàn bộ thông tin về cách tổ chức lễ khánh thành chất lượng và thành công. Vì đây là sự kiện trang trọng, thể hiện vị thế của doanh nghiệp nên nếu chưa có kinh nghiệm, bạn có thể thuê một đơn vị tổ chức bên ngoài. Nếu bạn đang tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện khánh thành uy tín thì đừng quên liên hệ với Công ty tổ chức sự kiện AzEvent nhé!