Tiệc hội nghị hội thảo ngày càng trở nên phổ biến tại Việt Nam trong những năm gần đây. Đây là hình thức kết hợp giữa hội nghị, hội thảo với bữa tiệc buffet sang trọng, lịch sự. Việc tổ chức tiệc hội nghị hội thảo sẽ giúp các doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thương hiệu và tăng cơ hội giao thương, hợp tác với đối tác.

Tuy nhiên, việc lên kế hoạch và tổ chức một bữa tiệc hội nghị hội thảo chuyên nghiệp cũng khá phức tạp, đòi hỏi nhiều kinh nghiệm và công sức chuẩn bị. Chính vì vậy, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích xoay quanh vấn đề này.

I. Tiệc hội nghị hội thảo là gì? Các chủ đề tiệc hội thảo phổ biến

1. Tiệc hội nghị hội thảo là gì?

Tiệc hội nghị hội thảo là sự kết hợp giữa hội nghị, hội thảo chuyên đề với bữa tiệc buffet sang trọng. Thông thường, tiệc hội nghị hội thảo được tổ chức với quy mô 20 – 200 khách, diễn ra trong khoảng 2 – 3 tiếng.

Trong đó, phần hội thảo, hội nghị sẽ được bố trí vào đầu tiệc. Các diễn giả, khách mời sẽ trao đổi về các chủ đề, vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Tiếp đến là bữa tiệc buffet được dọn ra, khách sẽ có cơ hội giao lưu, kết nối với nhau.

2. Các chủ đề tiệc hội thảo phổ biến

Các chủ đề phổ biến cho tiệc hội nghị hội thảo bao gồm:

• Giới thiệu sản phẩm mới
• Chia sẻ kinh nghiệm, bí quyết trong kinh doanh
• Hội thảo về xu hướng, công nghệ mới trong ngành
• Trao đổi các vấn đề pháp luật liên quan đến kinh doanh
• Giới thiệu cơ hội hợp tác, đầu tư mới
• Kỷ niệm ngày thành lập công ty
• Tri ân khách hàng, đối tác
• Giới thiệu văn hóa doanh nghiệp
• Chương trình đào tạo, huấn luyện cho nhân viên
• Hội thảo kết nối cộng đồng trong lĩnh vực kinh doanh,…

II. Vì sao bạn nên lựa chọn hình thức tiệc buffet cho hội nghị, hội thảo?

Tiệc buffet mang đến nhiều ưu điểm và lợi ích khi tổ chức hội nghị, hội thảo, cụ thể:

1. Phục vụ đa dạng các nhu cầu ẩm thực

Với hình thức buffet, thực khách có thể tự do lựa chọn những món mà họ thích từ menu phong phú. Điều này phù hợp với nhiều khẩu vị khác nhau của các vị khách tham dự.

2. Tiết kiệm chi phí cho nhà tổ chức

So với các hình thức tiệc khác, tiệc buffet có chi phí phải chăng, tiết kiệm hơn vì chỉ tính theo đầu người. Ngoài ra, nhà tổ chức cũng không tốn quá nhiều công sức, nhân lực cho việc điều phối, phục vụ từng bàn tiệc như các hình thức phục vụ khác.

3. Đảm bảo sự lịch sự, sang trọng

Với không gian ấm cúng, trang trí bắt mắt cùng cách bày trí đẹp mắt, hấp dẫn; tiệc buffet hội nghị mang đến phong cách phục vụ sang trọng, lịch sự. Điều này tạo ấn tượng tốt với các vị khách, đối tác tham dự.

4. Tạo cơ hội giao lưu, kết nối

Trong không gian nhẹ nhàng của tiệc buffet, các khách mời có dịp giao lưu, trao đổi với nhau 1 cách thoải mái hơn so với hội nghị truyền thống. Đây chính là cơ hội để họ tìm kiếm tiềm năng hợp tác, mở rộng quan hệ đối tác.

Như vậy, với nhiều ưu điểm và tiện ích nêu trên, tiệc buffet chắc chắn sẽ là sự lựa chọn lí tưởng cho việc tổ chức hội nghị, hội thảo của bạn.

III. Kế hoạch tổ chức tiệc buffet hội nghị, hội thảo

Để tổ chức thành công một bữa tiệc buffet hội nghị hội thảo, bạn cần xây dựng một kế hoạch cụ thể, khoa học với những bước sau:

1. Xác định địa điểm tổ chức tiệc buffet hội nghị, hội thảo

Đây là bước đầu tiên và quan trọng trong quá trình lên kế hoạch. Địa điểm tổ chức cần đáp ứng một số tiêu chí sau:

• Có không gian rộng rãi, thoáng mát phục vụ 20 – 200 khách.
• Có hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu phục vụ hội thảo.
• Bàn ghế, sắp xếp hợp lý, đảm bảo tính thẩm mỹ và sự sang trọng.
• Có khu vực bếp, dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ.
• Giá cả phải chăng, phù hợp ngân sách của nhà tổ chức.

Một số địa điểm phổ biến để tổ chức tiệc hội nghị, hội thảo như: khách sạn, nhà hàng tiệc cưới, hội trường, văn phòng công ty…

a) Một số lưu ý khi đặt chỗ và ký hợp đồng với nhà hàng

• Thỏa thuận cụ thể về số lượng khách tham dự dự kiến.
• Thảo luận kỹ về menu tiệc, giá cả, phương thức thanh toán.
• Hỏi rõ các dịch vụ kèm theo (trang trí, âm thanh, ánh sáng…) và chi phí.
• Ký hợp đồng bằng văn bản, nêu rõ các điều khoản thỏa thuận giữa hai bên.

b) Một số địa điểm tổ chức tiệc buffet hội nghị hội thảo uy tín, chất lượng cao tại TP.HCM

• Khách sạn Rex Sài Gòn
• Khách sạn Equatorial
• Khách sạn Caravelle Sài Gòn
• Khách sạn InterContinental Saigon
• Royal Palace Saigon

2. Thời gian dự kiến tổ chức tiệc

Thông thường, tiệc hội nghị hội thảo được tổ chức vào buổi trưa hoặc tối. Bạn nên xác định thời gian phù hợp để chuẩn bị và gửi giấy mời phù hợp tới các đại biểu.

Thời gian tổ chức mỗi bữa tiệc kéo dài khoảng 2 – 3 tiếng, trong đó có 1 – 1.5 tiếng dành cho hội thảo và 1 – 1.5 tiếng cho bữa tiệc buffet.

3. Lên danh sách khách mời dự tiệc

Việc mời đúng đối tượng khách hàng, đối tác tham dự tiệc hội thảo là vô cùng quan trọng. Lưu ý mời cả các diễn giả, khách mời phát biểu chia sẻ trong hội thảo. Số lượng khách mời phổ biến nhất là 50 – 200 khách.

4. Lên chi phí dự trù cho buổi tiệc buffet hội thảo

Các khoản chi phí chính bao gồm:

• Thuê địa điểm
• Chi phí nhà hàng (ăn uống, nhân sự phục vụ)
• Trang trí sân khấu, bàn tiệc
• Âm thanh, ánh sáng, màn hình, máy chiếu
• In ấn giấy mời, tài liệu phát tay
• Quà tặng cho khách mời đặc biệt
• Các chi phí ngân sách dự phòng

Lên dự trù cẩn thận, chi tiết từng khoản chi phí để có kế hoạch đầu tư và tài chính hợp lý.

5. Lên kịch bản tổ chức tiệc buffet cho hội nghị, hội thảo

Xây dựng kịch bản chi tiết, xuyên suốt từ lúc bắt đầu cho tới kết thúc chương trình 

Kịch bản cần nêu rõ:

• Thời gian diễn ra từng hoạt động cụ thể
• Nội dung, chương trình chi tiết của phần hội thảo
• Thứ tự các phần khai mạc, phát biểu chào mừng, phần thảo luận,…
• Hình thức tổ chức, điều phối tiệc buffet
• Lịch trình cụ thể từng thời điểm cho việc dọn dẹp, trang trí lại không gian
• Kế hoạch âm thanh, ánh sáng, màn hình hỗ trợ
• Lưu ý công việc cần chuẩn bị và phân công rõ ràng cho từng bộ phận

Một số nội dung quan trọng cần có trong kịch bản:

a. Khai mạc

• Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu
• Phát biểu khai mạc
• Giới thiệu chương trình, nội dung hội thảo

b. Hội thảo

• Giới thiệu diễn giả
• Nội dung thảo luận hội thảo
• Phần hỏi đáp với diễn giả

c. Kết thúc hội thảo

• Tóm tắt nội dung hội thảo
• Phát biểu cảm ơn của người phụ trách
• Mời khách vào tiệc buffet

d. Tiệc buffet

• Hướng dẫn khách vào khu vực ăn uống
• Dọn dẹp và sắp xếp lại bàn ghế
• Bắt đầu phục vụ tiệc buffet
• Kết thúc và cảm ơn khách tham dự

6. Phân công nhiệm vụ cụ thể trong tiệc buffet

Để đảm bảo tiệc diễn ra thuận lợi, cần phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng bộ phận:

a. Ban tổ chức

• Phụ trách chung chương trình
• Điều phối các bộ phận
• Xử lý các vấn đề phát sinh

b. Ban tiếp tân

• Đón tiếp khách
• Hướng dẫn khách ngồi
• Phát tài liệu, quà tặng

c. Ban chuyên môn

• Chuẩn bị nội dung, diễn giả cho hội thảo
• Điều phối, hướng dẫn diễn giả

d. Ban hậu cần

• Chuẩn bị đồ uống, thức ăn cho tiệc buffet
• Sắp xếp bàn ghế và trang trí
• Dọn dẹp vệ sinh sau tiệc

đ. Ban âm thanh, ánh sáng

• Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu
• Chạy âm thanh, nhạc, video hỗ trợ cho tiệc
  7. Lên kế hoạch dự phòng

Một số tình huống có thể xảy ra cần có kế hoạch ứng phó:

• Số khách đến nhiều hơn/ít hơn dự kiến
• Có khách đến muộn hoặc vắng mặt
• Thiếu hụt nhân viên phục vụ
• Ánh sáng, âm thanh, máy chiếu gặp sự cố
• Mâu thuẫn, phàn nàn của khách hàng
• Mưa gió, thời tiết xấu…

Cần chuẩn bị sẵn phương án, nhân sự, trang thiết bị dự phòng để xử lý kịp thời các tình huống bất ngờ.

IV. Lưu ý và nguyên tắc khi tổ chức tiệc buffet hội nghị hội thảo

Để đảm bảo thành công, nhà tổ chức cần lưu ý một số nguyên tắc sau:

1. Khâu chuẩn bị chu đáo, cẩn thận

• Lên kịch bản, kế hoạch cụ thể, chi tiết.
• Kiểm tra kĩ càng các điều kiện thực tế.
• Chuẩn bị chu đáo về nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị.

2. Đảm bảo tính chuyên nghiệp, lịch sự

• Trang phục lịch sự, chỉn chu.
• Ứng xử có văn hóa, tế nhị với khách.
• Nói chuyện, giải thích rõ ràng, hỏi ý kiến khách.

3. Linh hoạt, xử lý kịp thời sự cố

• Theo sát diễn biến, xử lý sớm sự cố.
• Sẵn sàng thay đổi kế hoạch khi cần thiết.

4. Chú ý công tác an ninh, an toàn

• Bố trí bảo vệ, nhân viên hướng dẫn khách.
• Kiểm soát chặt chẽ ra vào.
• Xây dựng phương án đảm bảo an toàn.

V. Quy trình tổ chức tiệc buffet hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp

1. Chuẩn bị trước khi phục vụ tiệc

Trước 1-2 ngày tổ chức cần chuẩn bị chu đáo các công việc:

a. Hậu cần

• Bày biện bàn ghế, lối đi phù hợp
• Trang trí không gian tiệc
• Chuẩn bị đồ uống, đồ ăn
• Bếp núc, dụng cụ phục vụ sạch sẽ

b. Âm thanh, ánh sáng

• Kiểm tra âm thanh, micro, loa
• Lắp đặt máy chiếu, màn hình
• Kiểm tra đèn, công tắc điện
• Chuẩn bị nhạc, video phục vụ

c. Trang phục nhân viên

• Đồng phục chỉnh tề, lịch sự
• Trang điểm nhẹ nhàng
• Đeo badge, thẻ tên rõ ràng

2. Quy trình phục vụ tiệc buffet hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp

a. Đón tiếp khách

• Nhân viên đón, hướng dẫn khách ngồi đúng vị trí.
• Mời khách uống nước, trà.
• Giới thiệu tóm tắt chương trình.

b. Diễn ra hội thảo

• Theo sát diễn biến, hỗ trợ kỹ thuật khi cần.
• Chuẩn bị nước uống cho diễn giả, khách mời.

c. Mời khách dùng tiệc buffet

• MC thông báo và mời khách qua khu vực ăn uống
• Hướng dẫn khách lấy đồ ăn, nước uống
• Mời khách ngồi và thưởng thức tiệc

d. Dọn dẹp và tiễn khách

• Thu dọn bàn ghế, không gian tiệc
• Cảm ơn và tiễn khách ra về
• Nhận phản hồi đánh giá của khách

AzEvent Việt Nam là đơn vị tổ chức tiệc buffet hội nghị, hội thảo uy tín và chuyên nghiệp tại TP.HCM.

Kết luận

Bài viết trên đã cung cấp đầy đủ thông tin giúp bạn hiểu rõ về tiệc buffet hội nghị hội thảo là gì, những lợi ích mà loại hình tiệc này mang lại cũng như quy trình tổ chức một bữa tiệc buffet hội nghị hội thảo chuyên nghiệp.

Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các bạn chuẩn bị tốt nhất cho dự án tổ chức tiệc buffet sắp tới của mình. Chúc các bạn thành công!